檔案的保管期限可分為永久性和固定性兩種。定期儲存期限可分為5類:3年、5年、10年、15年和25年。出納檔案保管期限自會計年度終了后第一日起計算。出納檔案的保管是一個長期的過程。為確保檔案在保管期內(nèi)的安全有效,各單位必須加強檔案的保管工作。保管出納檔案的具體要求如下:
(1)記錄必須真實、完整、準(zhǔn)確、連續(xù),不得擅自篡改、涂改、篡改。
(2)檔案的整理和裝訂應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行,使其不易丟失,便于查閱。(3)檔案記錄必須按規(guī)定的保存期限保存。(四)檔案的使用、轉(zhuǎn)移和銷毀,必須按照嚴(yán)格的程序辦理。
(5)檔案不得出借、撕毀或丟失。(6)檔案的存放場所應(yīng)當(dāng)安全、防火、防盜、防潮、防蟲。
(7)檔案應(yīng)積極用于這一單獨的住所。出納檔案保管期滿后銷毀,必要的資料經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審核并報上級主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。
保管期滿后尚未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)及其他未了結(jié)事項的原始文件,不得銷毀,但應(yīng)當(dāng)單獨收回歸檔,直至未了結(jié)事項結(jié)束。單獨提取歸檔的會計檔案,列入《會計檔案銷毀明細(xì)表》和《會計檔案保管明細(xì)表》。工程建設(shè)期間,保管期滿的建設(shè)單位的會計檔案不得銷毀。
銷毀檔案時,檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合派人監(jiān)督銷售。有特殊要求的,由單位主要領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門派人監(jiān)督銷售。監(jiān)理人員在監(jiān)督銷售時,應(yīng)當(dāng)逐筆核對檔案,確認(rèn)無需保管。銷毀后,由監(jiān)理、營銷人員在銷毀清單上簽字蓋章,并向單位領(lǐng)導(dǎo)報告。銷毀清單由檔案部門單獨保管。你知道嗎
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