證據(jù)保全是對證據(jù)加以固定和保護(hù)的制度。是指當(dāng)事人為使證據(jù)保持其固有的客觀性和真實(shí)性，防止因種種原因使固有的證據(jù)滅失、損壞或以后難以取得而申請實(shí)施的保全。提出保全申請的證據(jù)，必須是對案情有較重要的證明作用的，保全的證據(jù)如果滅失或者以后難以取得的情況，會(huì)使案情無法得到證實(shí)，從而使當(dāng)事人的主張不能得以實(shí)現(xiàn)。

證據(jù)保全一般可以分為訴訟前的證據(jù)保全和訴訟中的證據(jù)保全。訴訟前的證據(jù)保全，根據(jù)《公證暫行條例》的規(guī)定一般由公證機(jī)關(guān)進(jìn)行，所以通常稱之為證據(jù)保全公證。訴訟中的證據(jù)保全，根據(jù)《民事訴訟法》第七十四條的規(guī)定，由人民法院進(jìn)行。

由公證機(jī)關(guān)出具的證據(jù)保全公證書的證據(jù)力一般優(yōu)于其他一切證據(jù)，在訴訟活動(dòng)中，被法院的采信率極高，是一種十分穩(wěn)妥可靠的證據(jù)保全手段。但由于其程序嚴(yán)格、手續(xù)繁雜且需承擔(dān)一定的費(fèi)用，因此，除非確實(shí)必要一般不會(huì)被用人單位在勞動(dòng)關(guān)系的日常管理工作中所采用。

證據(jù)的固化

那么，還有沒有既能防范勞動(dòng)爭議、規(guī)避訴訟的舉證風(fēng)險(xiǎn)，又能夠貫穿于用人單位勞動(dòng)關(guān)系的日常管理工作中簡便易行的方法呢?

上面已經(jīng)提到，通常意義上的證據(jù)保全是指人民法院或公證機(jī)關(guān)保全證據(jù)的活動(dòng)。但我們認(rèn)為，廣義的證據(jù)保全應(yīng)該也包括當(dāng)事人自己采取一定的措施對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)加以保全的活動(dòng)。為了有所區(qū)別，我們在這里將這樣的活動(dòng)姑且稱之為 證據(jù)的固化 。

其實(shí)，用人單位完全可以通過規(guī)范日常管理、完善相關(guān)制度等措施，對可能產(chǎn)生勞動(dòng)爭議的有關(guān)證據(jù)予以提前固化。

那么，實(shí)踐中我們都應(yīng)該對那些有可能產(chǎn)生勞動(dòng)爭議的證據(jù)提前進(jìn)行固化，以備不時(shí)之需呢?

例如根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，用人單位所制定的規(guī)章制度在合法的前提下，還必須經(jīng)過民主程序和公示程序方才有效。盡管大多數(shù)用人單位客觀上都這樣做了，但事過境遷，用人單位一般已無法對此予以證明。一旦遇到涉及內(nèi)部規(guī)章制度的勞動(dòng)爭議，多半會(huì)因無法證明規(guī)章制度曾經(jīng)經(jīng)過民主程序和公示程序而被判無效。如果用人單位在民主程序和公示程序中，留存了員工返回的對于規(guī)章制度的 征求意見表 或工會(huì)蓋章返回的意見回執(zhí)，那結(jié)果恐怕就要大相徑庭了。

再如在開頭的第一個(gè)案例中，如果企業(yè)在突法與沖突事件之時(shí)及時(shí)報(bào)警，通過警方的介入與調(diào)查，適時(shí)固化第三方對于相關(guān)事實(shí)的證據(jù)，無疑也會(huì)在之后的訴訟中獲得極為有利的局面。

凡此種種，俯拾皆是，不勝枚舉。需要用人單位在勞動(dòng)關(guān)系管理工作中，結(jié)合本單位的實(shí)際情況與特點(diǎn)，在充分認(rèn)識(shí)訴訟證據(jù)保全與固化之重要性的基礎(chǔ)上，不斷摸索、總結(jié)與改進(jìn)。在這中間，適當(dāng)借助 外腦 ，加強(qiáng)對專業(yè)勞動(dòng)法研究機(jī)構(gòu)的咨詢工作，不能不說是一種立竿見影、事半功倍的可取捷徑。