公文是國家行政機關(guān)部門經(jīng)常用到的，通過公文傳達和匯報工作，是機關(guān)工作的一個重要的方式，但是公文的要求是非常嚴格的，對于國家行政機關(guān)公文格式字體要求同樣是非常嚴格的，必須確保公文的格式和字體符合要求，這樣的公文才是有效和規(guī)范的，具體的內(nèi)容可以到本文進行了解。

一、國家行政機關(guān)公文格式字體要求

目 次

前言

1、范圍

2、規(guī)范性引用文件

3、術(shù)語和定義

4、公文用紙主要技術(shù)指標

5、公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1 幅面尺寸

5.2 版面

5.2.1 頁邊與版心尺寸

5.2.2 字體和字號

5.2.3 行數(shù)和字數(shù)

5.2.4 文字的顏色

6、印制裝訂要求

6.1 制版要求

6.2 印刷要求

6.3 裝訂要求

7、公文格式各要素編排規(guī)則

7.1 公文格式各要素的劃分

7.2 版頭

7.2.1 份號

7.2.2 密級和保密期限

7.2.3 緊急程度

7.2.4 發(fā)文機關(guān)標志

7.2.5 發(fā)文字號

7.2.6 簽發(fā)人

7.2.7 版頭中的分隔線

7.3 主體

7.3.1 標題

7.3.2 主送機關(guān)

7.3.3 正文

7.3.4 附件說明

7.3.5 發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加蓋印章的公文

7.3.5.2 不加蓋印章的公文

7.3.5.3 加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

7.3.5.4 成文日期中的數(shù)字

GB/T 9704—2012

7.3.5.5 特殊情況說明

7.3.6 附注

7.3.7 附件

7.4 版記

7.4.1 版記中的分隔線

7.4.2 抄送機關(guān)

7.4.3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

7.5 頁碼

8、公文中的橫排表格

9、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

10、公文的特定格式

10.1 信函格式

10.2 命令(令)格式

10.3 紀要格式

11、式樣

GB/T 9704—2012

前 言

本標準按照GB/T 1. 1—2009給出的規(guī)則起草。

本標準根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的有關(guān)規(guī)定對GB/T 9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 9704—1999主要作如下修訂：

a)標準名稱改為《黨政機關(guān)公文格式》，標準英文名稱也作相應(yīng)修改;

b)適用范圍擴展到各級黨政機關(guān)制發(fā)的公文;

c)對標準結(jié)構(gòu)進行適當調(diào)整;

d)對公文裝訂要求進行適當調(diào)整;

e)增加發(fā)文機關(guān)署名和頁碼兩個公文格式要素，刪除主題詞格式要素，并對公文格式各要素

的編排進行較大調(diào)整;

f)進一步細化特定格式公文的編排要求;

g)新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令(令)格式首頁版式等式樣。

本標準中公文用語與《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中的用語一致。

本標準為第二次修訂。

本標準由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳提出。

本標準由中國標準化研究院歸口。

本標準起草單位：中國標準化研究院、中共中央辦公廳秘書局、國務(wù)院辦公廳秘書局、中國標準出版社。

本標準主要起草人：房慶、楊雯、郭道鋒、孫維、馬慧、張書杰、徐成華、范一喬、李玲。

本標準代替了GB/T 9704—1999。

GB/T 9704—1999的歷次版本發(fā)布情況為：

——GB/T 9704—1988。

GB/T 9704—2012

黨政機關(guān)公文格式

1、范圍

本標準規(guī)定了黨政機關(guān)公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執(zhí)行，其余可以參照本標準并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、規(guī)范性引用文件

下列文件對于本標準的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本標準。

GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100 國際單位制及其應(yīng)用

GB 3101 有關(guān)量、單位和符號的一般原則

GB 3102(所有部分) 量和單位

GB/T 15834 標點符號用法

GB/T 15835 出版物上數(shù)字用法

3、術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標準。

3. 1

字 word

標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中，一字指一個漢字寬度的距離。

3.2

行 line

標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

4、公文用紙主要技術(shù)指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

5、公文用紙幅面尺寸及版面要求

5. 1 幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

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5.2 版面

5.2.1 頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37 mm±1 mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

5.2.2 字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。

5.2.3 行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。

5.2.4 文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6、印制裝訂要求

6. 1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應(yīng)當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應(yīng)當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

公文應(yīng)當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90?，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當：

a)訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm;

b)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;

c)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。

包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

7、公文格式各要素編排規(guī)則

7.1 公文格式各要素的劃分

本標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

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7.2 版頭

7.2.1 份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2 密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

7.2.3 緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4 發(fā)文機關(guān)標志

由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

7.2.5 發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

7.2.6 簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

7.2.7 版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3 主體

7.3.1 標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。

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7.3.2 主送機關(guān)

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

7.3.3 正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

7. 3.4 附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5 發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。

7.3.5.2 不加蓋印章的公文

單一機關(guān)行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。

7.3.5.3 加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

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7.3.5.4 成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

7.3.5.5 特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

7.3.7 附件

附件應(yīng)當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4 版記

7.4.1 版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2 抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

7.5 頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。

GB/T 9704—2012

8、公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

9、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

公文中計量單位的用法應(yīng)當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分)，標點符號的用法應(yīng)當符合GB/T 15834，數(shù)字用法應(yīng)當符合GB/T 15835。

10、公文的特定格式

10.1 信函格式

發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。

發(fā)文機關(guān)標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170 mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

10.2 命令(令)格式

發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發(fā)文機關(guān)標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3。

10.3 紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據(jù)實際制定。

GB/T 9704—2012

11、式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1;公文首頁版式見圖2;聯(lián)合行文公文首頁版式1見圖3;聯(lián)合行文公文首頁版式2見圖4;公文末頁版式1見圖5;公文末頁版式2見圖6;聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖7;聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖8;附件說明頁版式見圖9;帶附件公文末頁版式見圖10;信函格式首頁版式見圖11;命令(令)格式首頁版式見圖12。

小編做了介紹，公文是規(guī)范的，要求也是非常的嚴格，對于格式和字體的要求同樣的非常的嚴格的，不可以隨意的更改，確保按照公文的要求來。規(guī)范的公文才是有效的才能更好的服務(wù)于日常的工作，當然，只要公文符合要求，就可以幫助大家完成工作，達到既定的工作目的。

行政證據(jù)認定規(guī)則的法律規(guī)定

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