行政處罰決定書，是行政處罰決定最具體的表現(xiàn)形式。凡行政處罰，必須制作和送達行政處罰決定書。要求履行行政處罰決定，當(dāng)以發(fā)生法律效力的行政處罰決定書為憑據(jù);當(dāng)事人不服行政處罰，亦以行政處罰決定書為憑據(jù)并針對行政處罰決定書載明的行政處罰決定而提起行政復(fù)議或者行政訴訟;當(dāng)事人在法定期限內(nèi)既不提起行政復(fù)議也不提起行政訴訟，逾期也拒不履行行政處罰決定，行政執(zhí)法機關(guān)申請人民法院強制執(zhí)行，當(dāng)仍然是以已經(jīng)生效的行政處罰決定書為法律憑據(jù)。可見行政處罰決定書是整個行政執(zhí)法過程中最重要的也是最關(guān)鍵的法律文書。可以這樣說，行政處罰決定書規(guī)范化制作，直接關(guān)系到行政處罰的是否成立，關(guān)系到行政執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴肅性。行政處罰決定書的規(guī)范化制作，是行政執(zhí)法規(guī)范化要求最基本的要素，體現(xiàn)著行政執(zhí)法隊伍的綜合素質(zhì)和行政執(zhí)法隊伍的執(zhí)法水平。

GB/T9704—1999國家標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心為156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

行政處罰決定書應(yīng)屬公文中的特定格式。首頁不設(shè)紅色反線，可統(tǒng)一規(guī)定設(shè)黑色反線。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識和發(fā)文字號為眉首，還應(yīng)加上正本、副本標(biāo)識。

筆者見過的違反水法規(guī)行政處罰決定書之眉首也是五花八門的。首先是無發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，不看印章就不會知道作出該行政處罰決定的是哪一個行政機關(guān)。其次是文種格式標(biāo)識既不統(tǒng)一，也不規(guī)范。有的稱《水事違法案件行政處罰決定書》;有的稱《違反水法規(guī)行政處罰決定通知書》;也有稱《水事違法案件行政處罰通知書》。發(fā)文字號有“x水行決字(xx)第xx號”，有“xx字(xx)第xx號”，也有“水罰字第xx號”。

GB/T9704—1999國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號(字的大小)由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mmx15mm。行政處罰決定書是公文的特定格式。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)由作出該行政處罰決定的行政機關(guān)名稱后加“行政處罰決定書”組成。但不可用紅色標(biāo)識(只能用黑色標(biāo)識)。如“xxx水利局行政處罰決定書”。一目了然，“xxx水利局”是作出該行政處罰決定的行政機關(guān);既是“水利局”作出的當(dāng)屬水事違法案件行政處罰決定書。

GB/T9704—1999國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，機關(guān)公文發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。據(jù)此，行政處罰決定書發(fā)文字號也當(dāng)由作出該行政處罰決定的行政機關(guān)代字、年份和序號組成。參照國標(biāo)規(guī)定，發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居右空1字排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。要作統(tǒng)一規(guī)定的是作出行政處罰決定之行政機關(guān)的“代字”。假以《湖北省水利廳行政處罰決定書》為例，設(shè)定字號為“鄂水行字[2003]1號”?！岸酢贝硇姓^(qū)劃和行政職級，“水行”代表水行政主管部門或水行政執(zhí)法，“罰”字代表處罰決定。是“罰”的決定，當(dāng)用“罰”而不可用“決”。“決”有“處決”、“判決”的聯(lián)想，真讓人有點不寒而栗。發(fā)文字號之下4mm處可印一條與版心等寬的黑色反線。

行政處罰決定書屬法律文書，行文當(dāng)不可用復(fù)印件。這里要討論的是行政處罰決定書的份數(shù)。1份當(dāng)主送當(dāng)事人;歸檔要求2份;辦案機關(guān)備查2份;屬重大案件的要報上級主管機關(guān)備案2份;還有移送管轄或指定管轄的又得2份;當(dāng)事人提起行政復(fù)議的，要提交復(fù)議機關(guān)1份;提起行政訴訟的，要提交人民法院1份;最后申請法院強制執(zhí)行的，也要提交人民法院1份;有罰款決定的，還得提交給罰沒收入管理機關(guān)1份。以上共計需12份。印數(shù)多了，似乎又不嚴肅了。所以，送達當(dāng)事人的與其他用途的應(yīng)有區(qū)別，這就應(yīng)加上正本、副本標(biāo)識。推薦使用小標(biāo)宋體字，字號為22mmx15mm。用藍色標(biāo)識。置于首頁黑色反線下版心的右上角。送達當(dāng)事人的為正本，其余為副本。以加蓋印戳的方式完成。