一、會計(jì)賬簿的啟用

會計(jì)賬簿是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，登記賬簿應(yīng)由專人負(fù)責(zé)為了保證賬簿記錄的合法性和賬簿資料的真實(shí)性，明確記賬責(zé)任，防止賬簿資料的丟失和其他舞弊行為的發(fā)生，單位旨先要加強(qiáng)對賬簿啟用環(huán)節(jié)的管理。在每次啟用新的賬簿時，應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1.填寫"賬簿啟用表"，寫明單位名稱、賬簿名稱、賬簿頁次、啟用日期、會計(jì)主管人員簽章等。

2.填寫賬簿扉頁上的"經(jīng)管人員一覽表"(活頁賬和卡片賬-般在裝訂成冊后填列)，填明記賬人員姓名、職務(wù)、接管日期、移交日期等有關(guān)事項(xiàng)，并簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。

3.訂本賬在啟用時應(yīng)寫明頁數(shù)和編號;活頁賬啟用時，應(yīng)編制賬戶目錄，并注明每個賬戶的編號、名稱和分頁號。為了便于查閱，也可在每一個賬戶所在位置的第一頁，貼上寫明賬戶名稱的口條紙卡。

新年度開始使用新賬簿時，除按規(guī)定辦理啟用手續(xù)外，還應(yīng)把上年度各賬戶的"年末余額"轉(zhuǎn)記到新賬簿中該賬戶第一頁的第一行，并在摘要欄中注明"年初余額"字樣。

二、登記會計(jì)賬簿的規(guī)則和要求

賬簿啟用后，就可以用來記賬了。賬簿是企業(yè)的基本財務(wù)信息資料庫，又是編制會計(jì)報告的主要依據(jù)，因此賬簿的登記必須做到內(nèi)容完整、科目正確、摘要簡明清楚、數(shù)據(jù)明確真實(shí)、字跡工整易認(rèn)，并且不錯記、不重記、不漏記。賬簿的連記必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)則：

1.為了使賬簿記錄保持清潔和防止篡改，記賬時不得使用鉛筆和圓珠筆(復(fù)寫賬頁除外)，必須使用藍(lán)色或黑色墨水書寫。紅色墨水只用于劃線、改錯和沖賬以及表示余額為負(fù)時使用。

2.賬簿必須按照規(guī)定的頁次連續(xù)仔記。不得隔頁跳行。萬一發(fā)生隔頁跳行，也不得撕毀賬頁(特別是訂本賬)，而應(yīng)在空白處用紅線對角劃掉，注明"作廢"字樣，并由記賬人員簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。

3.為了保證賬簿記錄的正確性和合法性，記賬前必須對會計(jì)憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核，根據(jù)正確無誤的會計(jì)憑證登記賬簿。為了便于對憑證及賬簿進(jìn)行查閱和相互核對，應(yīng)將會計(jì)憑證的編號記在會計(jì)賬簿的"憑證字號"欄內(nèi)，同時在記賬憑證上注明過入賬簿的頁次(也可以用"√"號代替)，表示已經(jīng)登賬。

4.為了保持賬簿記錄的連續(xù)性和銜接性，同時減輕月末結(jié)賬的工作量，在每一張賬頁登記完畢時，應(yīng)在賬頁的最末一行，加計(jì)出自本月1日開始到該筆為止的借、貸方發(fā)生額和余額，并在摘要欄注明"過次頁"，同時，在新開賬頁的第一行登記由上頁轉(zhuǎn)入的借、貸方發(fā)生額及余額，并在摘要欄內(nèi)注明"承前頁"的字樣。

5.登記賬簿應(yīng)當(dāng)及時、正確，一般應(yīng)做到日清月結(jié)。日記賬應(yīng)逐日逐筆進(jìn)行登記，分類賬也要逐日或每隔若干天登記一次，不得拖延。文字和數(shù)字應(yīng)緊挨底線書寫，不要寫滿，寫到中線附近為宜。

6.記賬后如發(fā)現(xiàn)有錯誤，應(yīng)根據(jù)具體情況，按規(guī)定的方法進(jìn)行更正。不得刮擦、挖補(bǔ)、涂改或用褪色藥水更改字跡。

三、更正錯賬的方法

應(yīng)該盡量避免賬簿記錄中發(fā)生錯誤，但要完全避免發(fā)生錯誤是不可能的。賬簿記錄中發(fā)生的錯誤是多種多樣的。有的憑證沒有錯，登賬卻錯了;有的由于憑證錯誤而導(dǎo)致記賬錯誤;有的是科目記錯;有的是摘要或金額記錯;有的是記賬錯誤;有的是合計(jì)錯誤。賬簿記錄中的錯誤一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后，應(yīng)立即更正。賬簿記錄錯誤的更正是一件非常嚴(yán)肅的事情。為了明確責(zé)任，也為了防止出現(xiàn)舞弊行為，必須按照嚴(yán)格的程序和規(guī)定的方法來進(jìn)行更正。由于錯誤發(fā)生的具體情況不同，更正的方法也不一樣。一般有以下幾種更正方法：

(一)劃線更正法

劃線更正法，就是把賬簿記錄中錯誤的文字或數(shù)字用紅線全部劃去，然后再在上面用藍(lán)字寫上正確的文字或數(shù)字，再由記賬人員在更正處蓋章，以示負(fù)責(zé)。這種方法就稱為劃線更正法，也叫紅線更正法。用這種方法，劃線時，對于注銷的數(shù)字，應(yīng)全部一并劃去，而不應(yīng)只劃去其中錯誤的部分。劃線后，原字跡應(yīng)能夠清晰可辨，以便事后查考。

劃線更正法適用于記賬憑證沒有錯誤，只是賬簿記錄有錯的情況。例如：某單位會計(jì)人員劉-珠，把1234.56誤寫為1243.56，應(yīng)把1243.56用紅線劃去，然后在上面寫上正確的1234.56，再在更正的地方蓋上劉-珠的印章。

(二)紅字更正法

所謂紅字更正法，就是用紅字編制一張記賬憑證，以沖銷原來錯誤的憑證記錄，因而叫紅字更正法，又叫赤字沖賬法或紅筆訂正法。

這種方法適用于記賬憑證有錯誤，且由于記賬憑證有錯誤而導(dǎo)致賬簿記錄也有錯誤的情況。紅字更正法一般可用于以下兩種情況：

1.記賬憑證的會計(jì)分錄做錯科目，導(dǎo)致賬簿記錄中記錯賬戶。這時，應(yīng)用紅字編制一張內(nèi)容與原記賬憑證完全一樣的憑證，沖銷原有錯誤記錄。然后再用藍(lán)字編制一張正確的記賬憑證，重新登記入賬。

例6-1：某工廠從外地購進(jìn)一批原材料1000元，記賬憑證誤記為：

借：包裝物1000

貸：銀行存款1000

發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應(yīng)用紅字編制一張內(nèi)容一樣的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)注明"更××號錯誤憑證"字樣，據(jù)以入賬，以沖銷原錯誤記錄。然后再用藍(lán)字編制一張正確的憑證，據(jù)以入賬。會計(jì)分錄為：

借：原材料1000

貸：銀行存款1000

2.記賬憑證上所作會計(jì)分錄中使用的會計(jì)科目，以及登賬時所記的賬戶都沒有錯，但金額卻都記錯了，并且被錯記的金額大于正確的金額。這時，也可以與前例一樣，用紅字編制一張內(nèi)容與原記賬憑證完全一樣的憑證，沖銷原有錯誤記錄。然后再用藍(lán)字編制一張正確的記賬憑證，重新登記入賬。但這種情況由于科目完全正確，只是數(shù)字記大了。更正方法可以簡化：編制一張會計(jì)科目完全一樣，但金額用紅字填寫、且數(shù)字為超過正確數(shù)的差額的記賬憑證，然后據(jù)以入賬，這樣就把錯誤的數(shù)字調(diào)整為正確的數(shù)字了。

例6-2：某工廠以銀行存款歸還購料欠款10000元，誤作下列分錄：

借：應(yīng)付賬款100000

貸：銀行存款100000

這張憑證已經(jīng)入賬。隨后發(fā)現(xiàn)這筆分錄會計(jì)科目完全正確，但金額應(yīng)是10000元，錯記為100000元，多記了90000元。發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應(yīng)將多記的金額用紅字作如下分錄：

借：應(yīng)付賬款90000

貸：銀行存款90000

(三)補(bǔ)充登記法

根據(jù)會計(jì)憑證登賬后，如發(fā)現(xiàn)會計(jì)分錄其他部分沒有錯，只是金額錯了，且所記金額少于應(yīng)記金額，屬于這種情況，就可以采用補(bǔ)充登記法來更正(如所記金額大于應(yīng)記金額，則應(yīng)用紅字更正法)。補(bǔ)充登記法的具體作法是：按少記的金額編制一張其科目與原記賬憑證一樣的記賬憑證，并在摘要欄內(nèi)注明"更正×號憑證"字樣。然后據(jù)以入賬，就在賬簿上補(bǔ)記了少記的金額，把錯誤記錄更正了過來。

例6-3：某工廠從外地購進(jìn)一批原材料1000元，貨款未付。會計(jì)分錄誤記為：

借：原材料100

貸：應(yīng)付賬款100

這筆分錄所記的科目及方向都沒有錯，只是1000元誤記為100元。發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應(yīng)用藍(lán)字編制一張金額為900元的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)應(yīng)注明"更正××號錯誤憑證"字樣：

借：原材料900

貸：銀行存款900

然后據(jù)以入賬，這樣在賬簿上補(bǔ)記了少記的金額，就把錯誤記錄更正了過來。

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