什么是會(huì)計(jì)憑證?

會(huì)計(jì)憑證，簡(jiǎn)稱憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。會(huì)計(jì)憑證是登記賬簿、進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要依據(jù)。正確填制和認(rèn)真審核會(huì)計(jì)憑證是財(cái)務(wù)管理不可缺少的基礎(chǔ)工作。任何企業(yè)、事業(yè)和行政單位在從事任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，都必須辦理會(huì)計(jì)憑證，也就是由有關(guān)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序填制和取得會(huì)計(jì)憑證，對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程作出書面記錄。有關(guān)部門和人員要在會(huì)計(jì)憑證上蓋章簽字，表示對(duì)會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、正確性與合法性負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)人員必須對(duì)已取得的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核，只有準(zhǔn)確無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證才能作為登記各種賬簿的憑據(jù)。

會(huì)計(jì)憑證的種類

企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容非常復(fù)雜豐富，用以記錄、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證，也必然是五花八門、名目繁多。為了具體地認(rèn)識(shí)、掌握和運(yùn)用會(huì)計(jì)憑證，首先要對(duì)會(huì)計(jì)憑證加以分類。按照會(huì)計(jì)憑證的填制程序和用途一般可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。

1、原始憑證

原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生、執(zhí)行或完成，用以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬依據(jù)的最初的書面證明文件，如出差乘坐的車船票、采購(gòu)材料的發(fā)貨票、到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料的領(lǐng)料單等，都是原始憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的過(guò)程中直接產(chǎn)生的，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初證明，在法律上具有證明效力，所以也可叫做“證明憑證”。原始憑證按其取得的來(lái)源不同，可以分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證兩類。

(一)自制原始憑證。

自制原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、執(zhí)行或完成時(shí)，由本單位的經(jīng)辦人員自行填制的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單等。自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，又可分為一次憑證、累計(jì)憑證、匯-總原始憑證和記賬編制憑證四種。

(1)一次憑證。一次憑證，是指只反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，或者同時(shí)反映若干項(xiàng)同類性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其填制手續(xù)是一次完成的會(huì)計(jì)憑證。如企業(yè)購(gòu)進(jìn)材料驗(yàn)收入庫(kù)，由倉(cāng)庫(kù)保管員填制的“收料單”;車間或班組向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用材料時(shí)填制的“領(lǐng)料單”;以及報(bào)銷人員填制的、出納人員據(jù)以付款的“報(bào)銷憑單”等等，都是一次憑證。

(2)累計(jì)憑證。累計(jì)憑證是指在一定期間內(nèi)，連續(xù)多次記載若干不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，直到期末，憑證填制手續(xù)才算完成，以期末累計(jì)數(shù)作為記賬依據(jù)的原始憑證，如工業(yè)企業(yè)常用的限額領(lǐng)料單等。使用累計(jì)憑證，可以簡(jiǎn)化核算手續(xù);能對(duì)材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業(yè)進(jìn)行計(jì)劃管理的手段之一。

(3)匯-總原始憑證。匯-總原始憑證是指在會(huì)計(jì)核算工作中，為簡(jiǎn)化記賬憑證的編制工作，將一定時(shí)期內(nèi)若干份記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證按照一定的管理要求匯-總編制一張匯-總憑證，用以集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總括發(fā)生情況的會(huì)計(jì)憑證，如“發(fā)料憑證匯-總表”、“收料憑證匯-總表”、“現(xiàn)金收入?yún)R-總表”等都是匯-總原始憑證。

匯-總原始憑證只能將同類內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯-總填列在一張匯-總憑證中。在一張匯-總憑證中，不能將兩類或兩類以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯-總填列。匯-總原始憑證在大中型企業(yè)中使用得非常廣泛，因?yàn)樗梢院?jiǎn)化核算手續(xù)，提高核算工作效率;能夠使核算資料更為系統(tǒng)化，使核算過(guò)程更為條理化;能夠直接為管理提供某些綜合指標(biāo)。

(4)記賬編制憑證。

記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要編制的一種自制原始憑證。記賬編制憑證是根據(jù)賬簿記錄，把某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)加以歸類、整理而重新編制的一種會(huì)計(jì)憑證。例如在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí)，編制的“制造費(fèi)用分配表”就是根據(jù)制造費(fèi)用明細(xì)賬記錄的數(shù)字按費(fèi)用的用途填制的。

(二)外來(lái)原始憑證。

外來(lái)原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)關(guān)系時(shí)，從外單位取得的憑證。外來(lái)原始憑證都是一次憑證。如企業(yè)購(gòu)買材料、商品時(shí)，從供貨單位取得的發(fā)貨票，就是外來(lái)原始憑證。

2、記賬憑證

記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或匯-總原始憑證，用來(lái)確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。在前面的章節(jié)中曾指出，在登記賬簿之前，應(yīng)按實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制會(huì)計(jì)分錄，然后據(jù)以登記賬簿，在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)分錄是通過(guò)填制記賬憑證來(lái)完成的。

由于原始憑證來(lái)自不同的單位，種類繁多，數(shù)量龐大，格式不一，不能清楚地表明應(yīng)記入的會(huì)計(jì)科目的名稱和方向。為了便于登記賬簿，需要根據(jù)原始憑證反映的不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，加以歸類和整理，填制具有統(tǒng)一格式的記賬憑證，確定會(huì)計(jì)分錄，并將相關(guān)的原始憑證附在后面。這樣不僅可以簡(jiǎn)化記賬工作、減少差錯(cuò)，而且有利于原始憑證的保管，便于對(duì)賬和查賬，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。

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