各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：

　　為確保國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）的貫徹施行，現(xiàn)就所涉及的幾個具體問題提出如下處理意見：

　　1．關(guān)于“意見”文種的使用?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形?、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)決定。上級機關(guān)應(yīng)當對下級機關(guān)報送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

　　2．關(guān)于“函”的效力?！昂弊鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力。

　　3．關(guān)于“命令”、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時如何區(qū)分的問題。各級行政機關(guān)應(yīng)當依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎勵的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應(yīng)的文種。

　　4．關(guān)于部門及其內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文問題。政府各部門（包括議事協(xié)調(diào)機構(gòu)）除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應(yīng)報請本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應(yīng)當報經(jīng)本級政府批準，并在文中注明經(jīng)政府同意。

　　部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達應(yīng)當由部門審批下達的事項；與相應(yīng)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。

　　“函的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。

　　5．關(guān)于聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)的排列順序和發(fā)文字號。行政機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。行政機關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　行政機關(guān)之間聯(lián)合行文，標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號；與其他機關(guān)聯(lián)合行文原則上應(yīng)使用排列在前機關(guān)的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標注一個機關(guān)的發(fā)文字號。

　　6．關(guān)于聯(lián)合行文的會簽。聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。一般不使用復(fù)印件會簽。

　　7．關(guān)于聯(lián)合行文的用印。行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。

　　8．關(guān)于保密期限的標注問題。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應(yīng)當明確標注，否則按照《國家秘密保密期限的規(guī)定》（國家保密局1990年第2號令）第九條執(zhí)行，即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定?！?/p>

　　9．關(guān)于“附注”的位置。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　10．關(guān)于“主要負責(zé)人”的含義。“主要負責(zé)人”指各級行政機關(guān)的正職或主持工作的負責(zé)人。

　　11．關(guān)于公文用紙采用國際標準A4型問題。各?。▍^(qū)、市）人民政府和國務(wù)院各部門已做好準備的，公文用紙可于2001年1月1日起采用國際標準A4型；尚未做好準備的，要積極創(chuàng)造條件盡快采用國際標準A4型。省級以下人民政府及其所屬機關(guān)和國務(wù)院各部門所屬單位何時采用國際標準A4型，由各?。▍^(qū)、市）人民政府和國務(wù)院各部門自行確定。