一、用人單位招用職工必須建立職工檔案
（一）用人單位招聘職工，勞動(dòng)合同期限在一年以上（含一年）的，職工檔案由用人單位建立、保管，或由用人單位委托勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)保存檔案。
　　用人單位招聘職工勞動(dòng)合同期限在一年以下的，職工檔案可不存放在單位，但用人單位應(yīng)將其檔案委托單位屬地勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)集體保存。
（二）不具備檔案保管條件的用人單位，招聘職工時(shí)，應(yīng)由用人單位將職工檔案存放在單位注冊(cè)地的勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行統(tǒng)一管理。
　　二、職工檔案丟失補(bǔ)辦辦法
　　用人單位因整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、事故、災(zāi)害、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制等原因造成職工檔案丟失，致使職工無(wú)法辦理就業(yè)、退休、社會(huì)保險(xiǎn)、子女參軍等有關(guān)事宜時(shí)，用人單位應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦檔案。
（一）能補(bǔ)辦檔案的，應(yīng)遵循以下辦法：
1、用人單位、用人單位主管部門>、檔案保管單位或職工本人向?qū)俚貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門提出申請(qǐng)，職工本人提供身份證、戶口原件及復(fù)印件，勞動(dòng)和社會(huì)保障部門予以備案；
2、用人單位、用人單位主管部門、檔案保管單位或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)辦；
3、補(bǔ)辦時(shí)要將職工檔案補(bǔ)齊，或者將要件補(bǔ)全。要件具體有：工齡確認(rèn)表、工資驗(yàn)封卡、勞動(dòng)合同、招工錄用手續(xù)、下鄉(xiāng)知識(shí)青年插隊(duì)落戶名冊(cè)和地點(diǎn)、入伍登記表、退伍軍人登記表、軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表等材料原件及復(fù)印件。原件到該人原始招工部門、用人單位屬地檔案館或其他相關(guān)部門查找，復(fù)印件必須加蓋存檔單位公章。
（二）檔案要件無(wú)法補(bǔ)齊的，由同級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門依據(jù)社會(huì)保障基本信息記載的資料為根據(jù)，出具證明，同時(shí)由用人單位、用人單位主管部門或個(gè)人到本人戶口屬地派出所及居住地街道辦事處開(kāi)據(jù)無(wú)前科證明。
（三）辦理程序
　　凡屬檔案丟失補(bǔ)辦的，按照勞動(dòng)保障管理權(quán)限進(jìn)行屬地化認(rèn)定的原則，經(jīng)同級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門審核，材料齊全、內(nèi)容屬實(shí)的，由同級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門出具勞動(dòng)關(guān)系認(rèn)定書。
　　經(jīng)省人民政府或者授權(quán)部門設(shè)立、批準(zhǔn)，省工商行政部門核準(zhǔn)登記注冊(cè)及在省統(tǒng)籌行業(yè)所屬企業(yè)，其審核、認(rèn)定工作由省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳負(fù)責(zé)辦理。
（四）因用人單位原因造成職工檔案丟失，影響職工不能按規(guī)定享受社會(huì)保障待遇的，由職工單位或主管部門解決和落實(shí)相關(guān)待遇。
　　三、用人單位不得扣押職工檔案
職工在勞動(dòng)合同期限內(nèi)變動(dòng)工作單位、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退，在根據(jù)勞動(dòng)合同的約定及國(guó)家相關(guān)規(guī)定支付用人單位違約金、培訓(xùn)費(fèi)等直接經(jīng)濟(jì)損失后，由職工所在用人單位在15日內(nèi)（跨地區(qū)調(diào)動(dòng)除外）將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動(dòng)保障代理機(jī)構(gòu)。
　　用人單位無(wú)故扣留職工檔案，職工可到當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障部門申請(qǐng)勞動(dòng)仲裁。用人單位賠償職工因扣留檔案而造成損失的數(shù)量和范圍由勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)做出認(rèn)定。職工違約但拒絕承擔(dān)違約責(zé)任或賠償用人單位的損失而不辭而別，用人單位應(yīng)通過(guò)勞動(dòng)仲裁等法律手段，恢復(fù)單位的合法權(quán)益，但不允許扣押其個(gè)人檔案。