第一條 設(shè)立目的

為加強(qiáng)文件收發(fā)管理，規(guī)范公文正常流程，有利于順利開(kāi)展工作，特制定本規(guī)范。

第二條 負(fù)責(zé)部門(mén)

本公司所有外來(lái)文書(shū)，都由______部門(mén)統(tǒng)一接收與分發(fā)。

本公司文書(shū)的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由______部門(mén)負(fù)責(zé)。

第三條 具體操作規(guī)范

一、接收文書(shū)

1．_____部門(mén)按下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書(shū)：

（1）把公司文書(shū)與個(gè)人文書(shū)區(qū)分開(kāi)來(lái)；

（2）由_____部門(mén)直接開(kāi)啟送達(dá)的公司文書(shū)，并在文書(shū)的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā)日期；

（3）對(duì)于不開(kāi)啟也能估計(jì)事項(xiàng)并不重要的文書(shū)，以及絕密文書(shū)、親啟文書(shū)，只要在封面上加蓋收發(fā)印章、注明收發(fā)日期即可。

2．凡符合下列規(guī)定的文書(shū)，都必須做好登記，注明文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)等內(nèi)容：

（1）若能判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要的文書(shū)或者有重要物品的文書(shū)；

（2）專(zhuān)人傳遞的文書(shū)；

（3）標(biāo)有“絕密”類(lèi)或親啟字樣的文書(shū)。

3．_____部門(mén)必須優(yōu)先處理電報(bào)、特快專(zhuān)遞類(lèi)文書(shū)，不得拖延。

4．凡下班后，或規(guī)定工作時(shí)間以外，或節(jié)假公休日到達(dá)的文書(shū)，一律由值班人員接收，于此后第一個(gè)工作日早晨移交_____部門(mén)。

二、分發(fā)文書(shū)

1．公司文書(shū)

（1）公司文書(shū)送_____辦公室，由其根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至各_____辦公室；

（2）一般專(zhuān)項(xiàng)性工作的文件，直接送分管_____閱處；全局性、綜合性、重要性文件應(yīng)先送_____定奪；

（3）____閱后文件應(yīng)簽批辦理意見(jiàn)，_____根據(jù)簽批意見(jiàn)分送有關(guān)人員閱知辦理；

（4）重要的文件工作辦理完畢或工作落實(shí)后，應(yīng)及時(shí)收回，送_____存檔。

2．個(gè)人文書(shū)

（1）重要文書(shū)、專(zhuān)遞文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)，直接送交文書(shū)接受人，在接受人不在的情況下，囑托_____轉(zhuǎn)交，領(lǐng)取文書(shū)者必須在登記簿上簽名蓋章；

（2）文書(shū)中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中；

（3）私人信件直接分送本人，讓領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章。

三、擬寫(xiě)文書(shū)

1．?dāng)M寫(xiě)負(fù)責(zé)人

擬寫(xiě)文書(shū)遵循誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)擬寫(xiě)的原則，具體如下：

（1）有關(guān)業(yè)務(wù)方面的或一般專(zhuān)業(yè)性的的文件由承擔(dān)其工作職能的_____部門(mén)擬稿；

（2）有關(guān)綜合行政方面的，制度性、事務(wù)性文件由_____部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿；

（3）股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等工作性文件由_____負(fù)責(zé)擬稿；

（4）集團(tuán)重大投資方案，中、長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，遠(yuǎn)景規(guī)劃等_____參與擬定；

2．?dāng)M寫(xiě)文書(shū)流程

（1）擬文部門(mén)明確擬文內(nèi)容，確定擬稿人員；

（2）擬文人員用規(guī)范的擬文稿紙擬文，載明文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、擬稿人、核稿人、簽發(fā)人等項(xiàng)目，擬文完畢，簽署擬稿人姓名，送_____；

（3）擬文部門(mén)負(fù)責(zé)人審核初稿，審稿后簽署核稿人姓名，然后送_____審批；

（4）審批后，由_____部門(mén)安排打印、校對(duì)。

四、寄發(fā)文書(shū)

1．具體流程

（1）寄發(fā)公司外的一般文書(shū)，_____部門(mén)封緘之后，直接送交_____統(tǒng)一寄發(fā)。

（2）匯集所有的待發(fā)文書(shū)，做好文書(shū)發(fā)送登記。

（3）待發(fā)文書(shū)必須在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送出去。特快專(zhuān)遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須即時(shí)發(fā)出。

（4）凡機(jī)密或親啟文書(shū)，_____必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給_____以必要的回復(fù)。

（5）其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋“專(zhuān)遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給_____必要地回復(fù)。

2．費(fèi)用

（1）郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由_____統(tǒng)一開(kāi)支。

（2）按月決算郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。

第四條 附則

本辦法經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。