民政部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)

《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知

　　民發(fā)〔2014〕228號

　　各省、自治區(qū)、直轄市民政廳(局)、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團民政局、檔案局：

　　為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員救助檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會救助暫行辦法》等規(guī)定，民政部會同國家檔案局制定了《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

　　民政部 國家檔案局

　　2014年11月13日

　　生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員(以下簡稱流浪乞討人員)救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會救助暫行辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱救助檔案是指救助管理機構(gòu)在對流浪乞討求助人員進行甄別和實施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條 民政部門對救助檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。檔案行政管理部門對救助檔案工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督。

　　第四條 救助管理機構(gòu)應(yīng)當建立并完善救助檔案管理制度，對救助檔案實行集中統(tǒng)一管理，指定專人負責救助檔案工作，確保救助檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條 救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當歸檔：

　　(一)《求助登記表》；

　　(二)《不予救助通知書》；

　　(三)《自行離站聲明書》；

　　(四)《在站服務(wù)及離站登記表》；

　　(五)《終止救助通知書》；

　　(六)其他應(yīng)當歸檔的文件材料。

　　第六條 受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應(yīng)當作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔：

　　(一)尋親服務(wù)相關(guān)材料；

　　(二)未成年人教育、評估、矯治等材料；

　　(三)住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達受助人員治療意愿的材料；

　　(四)乘車憑證復(fù)印件和小額交通費現(xiàn)金簽收字據(jù)；

　　(五)親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件，單位、村(居)民委員會接領(lǐng)人證明材料及單位、村(居)民委員會接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件；

　　(六)家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料；

　　(七)司法機關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件；

　　(八)長期安置證明材料；

　　(九)醫(yī)療機構(gòu)出具的死亡證明書、公安機關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料；

　　(十)其他應(yīng)當歸檔的文件材料。

　　第七條 救助管理機構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

　　第三章 歸檔要求、整理方法

　　第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當在救助工作完畢后30個工作日內(nèi)歸檔。

　　歸檔的文件材料應(yīng)當真實完整、圖文清晰。

　　電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應(yīng)當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確保可讀可用。

　　歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫；救助檔案目錄應(yīng)當打??；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

　　第九條 救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。

　　救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護兩類。

　　年度是指救助完畢的時間所屬年度。

　　保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價值所確定的保管年限。

　　第十條 救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當遵循下列原則與方法：

　　(一)救助文件材料按照年度歸檔。

　　(二)一個求(受)助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號。

　　(三)根據(jù)求(受)助人員的個體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時間順序排列。

　　(四)以有利于檔案保管和利用的方法對件進行固定。

　　(五)按照本辦法第九條的規(guī)定對救助檔案進行分類，在最低一級類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時間順序排列，并從“1”開始編制室編件號。

　　(六)在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(式樣見附件1)，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、類別、年度、保管期限、室編件號和館編件號等項目。

　　(七)按照室編件號的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表(式樣見附件2、3、4)的項目。

　　(八)按照類別分別編制救助檔案目錄(式樣見附件5)。

　　(九)救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號(式樣見附件6)。

　　第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理；救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。

　　第四章 保管、統(tǒng)計和利用

　　第十二條 救助檔案由救助管理機構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應(yīng)當堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施。

　　第十三條 檔案管理人員應(yīng)當按照年度及時對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。

　　第十四條 救助檔案保管單位應(yīng)當建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。

　　救助檔案的利用應(yīng)當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

　　(一)救助管理機構(gòu)及其上級業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案；

　　(二)各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)因公務(wù)需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案；

　　(三)救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導批準，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對象相關(guān)的救助檔案；

　　(四)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案；

　　(五)其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認其利用目的合理的情況下可以同意。

　　第十五條 利用救助檔案的單位、組織和個人，不得損害救助對象的合法權(quán)益，未經(jīng)救助對象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容。

　　救助檔案僅限于當場查閱、摘抄和復(fù)印，利用過程中注意保密，嚴禁對救助檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

　　救助檔案保管單位應(yīng)當對歸還的救助檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。

　　第十六條 救助檔案保管單位應(yīng)當編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率。

　　第五章 保管期限、鑒定、銷毀和移交

　　第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的，救助檔案保管期限為30年；受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計算。

　　照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。

　　第十八條 救助管理機構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個月。以上資料存在爭議的，應(yīng)該保管2年以上，特殊、重要資料以實物方式交存檔案室。

　　第十九條 救助檔案保管單位應(yīng)當成立鑒定小組，對保管期滿的救助檔案進行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。

　　第二十條 銷毀救助檔案應(yīng)當經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

　　第二十一條 救助檔案在救助管理機構(gòu)保存一定時間后，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交。

　　第六章 附則

　　第二十二條 救助管理機構(gòu)按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當?shù)鼐幼∽C的流動人口實施臨時救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十三條 沒有設(shè)立救助管理機構(gòu)的民政部門應(yīng)當參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。

　　第二十四條 各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團民政廳(局)和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實際情況，共同制定本辦法實施細則。

　　第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。