第一條 設(shè)立目的

為規(guī)范本公司文書起草和制發(fā)工作，特制訂本制度。

第二條 適用范圍

本細(xì)則所稱文書，包括公司各種通告、通知、會議文件或傳閱文件、機構(gòu)內(nèi)部文件以及對外發(fā)文。

凡公司內(nèi)的公務(wù)文件除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度。

發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。

第三條 文書的制定

1．文書內(nèi)容

文書的內(nèi)容需要符合以下幾點要求：

（1）文件應(yīng)是一文一事，簡單明了，適用楷書；

（2）除有特殊規(guī)定外，應(yīng)注明以下事項：文號、發(fā)文日期、發(fā)文機關(guān)（發(fā)文者）、收文機關(guān)（收文者）、文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任者；

（3）文件標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確鮮明地揭示文件內(nèi)容；

（4）文字應(yīng)通俗易懂，盡可能口語化；

（5）行文要層次清楚，重點突出；

（6）對于文件中引用的其他相關(guān)文件，要注明其文件號及日期。

（7）陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記于另外的紙上。

2．文書格式

（1）文件通常在第一行寫上文號，第二行寫上能揭示文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內(nèi)容。

（2）屬于復(fù)審呈報的文件，通常采取在文件末尾用后記的形式說明，并在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼、必要事項、年月日及復(fù)審者姓名。

（3）由_____發(fā)出的指令性文件上應(yīng)寫收文單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。

（4）文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，署名或蓋章。文件處理人將以此作為依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的文件，如通知等，為了簡便，多采用印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。

（5）文件號按如下方法編制：

A機關(guān)內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號；

B對外行文時應(yīng)注明本公司代字或代號。

（6）對于定期制發(fā)文件或使用頻率較高的文件，為簡化手續(xù)，可事先規(guī)定好行文格式和文例，并以此為準(zhǔn)事先做好印刷準(zhǔn)備。

（7）在書寫或印刷文件時應(yīng)為事后的整理、裝訂留下空白處。

3．文書其他要求

（1）文書需要按規(guī)定適用特定紙張。

（2）文書原則上應(yīng)用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時要特別注意紙張的性能，文字應(yīng)清晰可辨。

（3）內(nèi)容簡單、非機密文件不一定密封發(fā)出，可直接傳閱或發(fā)送。

4．文書分類

發(fā)文單位根據(jù)文件的不同作用，依以下原則區(qū)別使用不同文種：

（1）提案，不僅僅是發(fā)出指令，而且希望將其意見廣為討論。

（2）承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。

（3）請示，所報內(nèi)容等候裁定。

（4）報告，關(guān)于批示的答復(fù)性匯報。

（5）申請，請示對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請。

發(fā)文單位對下屬發(fā)布的文件，依以下要求區(qū)別使用：

（1）指示，對申請、請示及要求的答復(fù)。

（2）傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。

（3）訓(xùn)令，命令或注意事項。

不在前地二條之列的文件有以下類別：

（1）通牒，有關(guān)業(yè)務(wù)的通報。

（2）照會，意見或需要回復(fù)的事項。

（3）問答，對照會的答復(fù)。

5．文書的審批

（1）文書定稿前須經(jīng)_____審批。

（2）凡需要呈遞______的文件，須逐級上報。須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上，寫出意見，注明呈報_____的姓名，然后上報。若不需要呈報，則在該文書右上方空白處注明辦文單位的名稱、文號、年月日。

（3）審核者須對文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審閱、核查，對不當(dāng)之外加以修改，使之明白無誤。

6．文件信封要求

文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。

（1）普通文件的信封上，要寫明送關(guān)單位的名稱，同時在左上方寫上是否加急、掛號等，信封右下方寫發(fā)文單位。

（2）秘密文件的信封上，除要在下面的左側(cè)寫上“秘”的字樣外，其他參照第一條。

（3）必須收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名同時在左側(cè)寫上“親啟”字樣。

（4）機密文件要用二屋信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題。外封上的標(biāo)識參照以上各條，在左側(cè)寫明“秘”的字樣。

（5）文件內(nèi)容特別需要保密的或其他重要重要內(nèi)容的可參照前項。

7．電信傳達(dá)的文書

依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語，以使電文簡短。電報通常在能動性處注明發(fā)電單位的代號。重要的電信文書，在發(fā)出電報的同時，還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷成文送交收件人。

第四條 文書的發(fā)送

1．除有特別規(guī)定外，發(fā)文通常應(yīng)按下規(guī)定注明發(fā)文機關(guān)（發(fā)文者）。

（1）辦公室文件注明_____姓名；

（2）機關(guān)內(nèi)部文件注明_____姓名；

（3）對外發(fā)文注明_____名稱；

（4）會議文件按規(guī)定署名，原則上理事會或常務(wù)理事會注明______，各各委員會注明_____姓名。

2．發(fā)文時對收件人應(yīng)按如下規(guī)定書寫：

（1）對擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的理事等應(yīng)注明其姓名及職務(wù)；

（2）對全體會員可書寫“各位委員”；

（3）對某一特定委員可注明該委員姓名及所在單位名稱。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。