第一章　總則

　　第二章　基本術(shù)語(yǔ)

　　第三章　立卷

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第五章　歸檔

　　第六章　整理

　　第七章　移交

　　第八章　附則

　　為適應(yīng)煤礦安全監(jiān)察工作的需要，在深入調(diào)研、廣泛征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)原《煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）進(jìn)行了修訂，現(xiàn)將《煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范（修訂）》印發(fā)給你們，自2006年1月1日起施行。原《規(guī)范》同時(shí)廢止。對(duì)于按原《規(guī)范》要求已整理完畢的檔案，仍維持原狀。

　　二00五年十月十四日煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范（修訂）

　　第一章　總則

　　第一條　為加強(qiáng)煤礦安全監(jiān)察檔案管理，統(tǒng)一煤礦安全監(jiān)察檔案整理方法，實(shí)現(xiàn)煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，根據(jù)《煤礦安全監(jiān)察條例》、《安全生產(chǎn)許可證條例》、《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

　　第二條　煤礦安全監(jiān)察檔案是煤礦安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)履行監(jiān)察職責(zé)和行政執(zhí)法工作中直接形成并處理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文件材料的總稱。

　　第三條　煤礦安全監(jiān)察檔案主要由文書(shū)檔案、安全監(jiān)察專門檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體檔案等組成。其中安全監(jiān)察專門檔案包括礦井基礎(chǔ)檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案和事故檔案。

　　第四條　本規(guī)范適用于國(guó)家和省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局及區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局。

　　第二章　基本術(shù)語(yǔ)

　　第五條　歸檔文件　立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并且辦理完畢的，作為檔案保存的各種文件材料的總稱。

　　第六條　件　由一份或數(shù)份同一主題內(nèi)容文件組合而成的檔案管理單位，一般以每份完整文件為一件。文件正本與底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。來(lái)文與復(fù)文可為一件。對(duì)一個(gè)煤礦一次執(zhí)法監(jiān)察活動(dòng)形成的全部執(zhí)法文書(shū)為一件。

　　第七條　卷　由相互聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。

　　第八條　組卷　將歸檔文件材料按“件”或“卷”整理的過(guò)程稱之為組卷。

　　第九條　一礦一檔案卷　將安全監(jiān)察專門檔案按監(jiān)察對(duì)象進(jìn)行分類歸檔，可以是物理分類歸檔，也可以是邏輯分類歸檔。物理分類歸檔，是指將針對(duì)一個(gè)礦井的安全監(jiān)察專門檔案在實(shí)體上整理、排列在一起，即以礦為單位，將礦井基礎(chǔ)檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案、事故檔案依時(shí)間或重要程度的順序，分別置于盒內(nèi)。某一類文件材料多時(shí)，可增加保管單位。檔案材料少的礦井，也可將這三類裝入一個(gè)盒內(nèi)。邏輯分類歸檔，是指針對(duì)一個(gè)礦形成的安全監(jiān)察專門檔案在實(shí)體上不一定排列在一起，可以是礦井基礎(chǔ)檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案、事故檔案分別按一定順序排列，也可以按年度排列各礦井檔案，但通過(guò)指定一個(gè)唯一的代號(hào)在同一個(gè)礦的相關(guān)監(jiān)察檔案中建立關(guān)聯(lián)。

　　第三章　立卷

　　第十條　煤礦安全監(jiān)察檔案實(shí)行文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門共同立卷制度。檔案部門或檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門的立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其中國(guó)家煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各業(yè)務(wù)司的綜合部門負(fù)責(zé)；各省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)；區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局的立卷歸檔工作由各業(yè)務(wù)科室或有關(guān)安全監(jiān)察人員負(fù)責(zé)。

　　第十一條　國(guó)家和省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局的檔案管理部門及區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局的綜合部門負(fù)責(zé)集中保存本單位全部檔案。

　　第十二條　立卷歸檔工作包括以下內(nèi)容：

　　1.將辦理完畢的文件材料，按歸檔要求收集齊全準(zhǔn)確。文書(shū)檔案一般以每份完整文件為一“件”；執(zhí)法監(jiān)察檔案可以“件”為單位整理，一次執(zhí)法監(jiān)察活動(dòng)形成的所有執(zhí)法文書(shū)、證據(jù)材料為一件，企業(yè)報(bào)來(lái)的整改完成情況及有關(guān)部門或單位驗(yàn)收情況材料為一“件”，行政復(fù)議材料為一“件”；礦井基礎(chǔ)檔案以“卷”為單位整理，安全生產(chǎn)許可證審批過(guò)程中形成的所有文件、圖紙為一“卷”，煤礦建設(shè)項(xiàng)目安全設(shè)施設(shè)計(jì)審查和竣工驗(yàn)收材料分別組卷，其它礦井基礎(chǔ)材料根據(jù)文件的形成規(guī)律和內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系組卷；事故檔案以一次事故形成的所有文件、圖紙、照片等材料為一個(gè)整理單位，組成“卷”；基建檔案、設(shè)備儀器檔案以一個(gè)成套項(xiàng)目為一個(gè)整理單位，組成“卷”。

　　2.對(duì)歸檔過(guò)程中和歸檔文件材料本身應(yīng)說(shuō)明的情況做出說(shuō)明。

　　3.編制移交目錄。移交目錄格式與歸檔文件目錄格式相同。

　　第十三條　立卷歸檔工作中特殊問(wèn)題的處理

　　1.跨部門形成的文件材料，立卷歸檔工作由主辦部門負(fù)責(zé)。會(huì)議文件材料，由會(huì)議承辦部門歸檔（兩個(gè)以上部門承辦的會(huì)議，由主辦部門歸檔，其它部門不歸檔）。

　　2.本機(jī)關(guān)形成的文件材料，一般將文件正本與發(fā)文底稿歸檔；有領(lǐng)導(dǎo)人指示或有重要修改意見(jiàn)的文件草稿，與正本一并歸檔。外單位

　　來(lái)文，將文件閱辦處理單與文件一并歸檔。

　　第十四條　歸檔文件材料的排列

　　1.一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)材料在后。

　　2.帶有附圖或附表的文件材料排列順序?yàn)椋何募牧显谇埃綀D、附表在后。

　　3.其他文件材料按重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　4.件、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序逐張編寫(xiě)流水號(hào)。編號(hào)應(yīng)使用打號(hào)機(jī)或鋼筆工整書(shū)寫(xiě)。文書(shū)檔案、安全監(jiān)察專門檔案編號(hào)在每頁(yè)文件的正面右上角和反面的左上角，基建檔案、設(shè)備儀器檔案編號(hào)在每頁(yè)文件的右下角和反面的左下角。編碼上或下端于右邊或左邊留2厘米距離，雙面或筒子頁(yè)正反面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)碼用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)。

　　5.件、卷內(nèi)文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊(cè)時(shí)，每一冊(cè)編一個(gè)號(hào)，不再逐頁(yè)編號(hào)。

　　第十五條　歸檔時(shí)間：煤礦安全監(jiān)察檔案采用隨時(shí)歸檔辦法。各歸檔部門應(yīng)隨時(shí)將已辦理完畢的文件材料，按歸檔要求交檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員歸檔。

　　第十六條　歸檔手續(xù)：文件材料歸檔時(shí)，交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)。接收人應(yīng)在歸檔移交目錄上簽字，移交目錄由歸檔人編制。

　　第十七條　對(duì)不應(yīng)歸檔的文件材料，檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員應(yīng)將其返還給文書(shū)立卷人員，并在歸檔移交目錄上簽字注明。

　　第十八條　各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔人員應(yīng)對(duì)正在辦理過(guò)程中的文件材料建立有效的跟蹤措施，以確保文件材料的齊全完整。

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第十九條　歸檔的文件材料必須辦理完結(jié)，齊全完整，具有保存價(jià)值。

　　第二十條　本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件。復(fù)印的文件，不作為檔案保管（復(fù)印件作為正文附件的除外）。若確無(wú)原件或原件丟失，須在備考表中予以說(shuō)明。電傳文件不宜長(zhǎng)期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔，并加以說(shuō)明。

　　第二十一條　檔案載體為磁盤等磁性物質(zhì)時(shí)，必須同時(shí)附有紙質(zhì)打印件。

　　第二十二條　凡是在本單位刊物或內(nèi)部網(wǎng)站登載發(fā)布，不另行文的文件定稿，應(yīng)由文件主辦部門將定稿和刊物或電子文檔一并歸檔。

　　第二十三條　文件材料裝訂線或文件（含計(jì)算機(jī)打印材料）左側(cè)二厘米之內(nèi)，不得書(shū)寫(xiě)任何文字。

　　第二十四條　歸檔的文件不得帶有不符合檔案保護(hù)要求的金屬裝訂物。

　　第二十五條　已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪易變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

　　第二十六條　對(duì)文件材料進(jìn)行必要的技術(shù)處理時(shí)，應(yīng)最大限度地保持其原貌。

　　第二十七條　整理歸檔文件所用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　第五章　歸檔

　　第二十八條　應(yīng)歸檔的文件必須定期向檔案部門移交。各類檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。嚴(yán)禁不歸檔。

　　第二十九條　文件材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年－50年）、短期（15年以下）三種。其中：

　　凡是記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的重要文件材料，定為永久保管。

　　凡是對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的文件材料，定為長(zhǎng)期保管。

　　凡是在較短時(shí)期內(nèi)反映本單位一般工作活動(dòng)的文件材料，定為短期保管。

　　煤礦安全監(jiān)察檔案歸檔范圍及保管期限詳見(jiàn)附件1.

　　第三十條　一般基本建設(shè)項(xiàng)目及設(shè)備儀器文件材料實(shí)際保管期限不得短于實(shí)物的實(shí)際使用年限。煤礦安全監(jiān)察專門檔案的實(shí)際保存期限應(yīng)考慮相應(yīng)的法律有效期限，一般不得少于20年。

　　第三十一條　屬固定資產(chǎn)范圍的基本建設(shè)項(xiàng)目和購(gòu)置大型技術(shù)裝備的圖紙及其文字材料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定先歸檔，后借用。

　　第三十二條　會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管執(zhí)行財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定。

　　第三十三條　文件材料保管期限的起始時(shí)間：文書(shū)檔案、安全監(jiān)察專門檔案以檔案的所屬年度計(jì)算，基建檔案從歸檔以后的次年一月一日起計(jì)算。

　　第六章　整理

　　第三十四條　煤礦安全監(jiān)察檔案的整理就是將歸檔文件材料以件或卷為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。整理工作由檔案管理部門或?qū)＜媛殭n案人員負(fù)責(zé)。

　　第三十五條　整理工作要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　第三十六條　裝訂：裝訂即對(duì)已編排完畢的文件材料進(jìn)行固定，裝訂方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況并符合檔案保護(hù)要求。

　　裝訂的“件”或“卷”，其歸檔文件材料首頁(yè)上端的空白位置應(yīng)加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章樣式見(jiàn)附件2.

　　圖紙不裝訂，在圖紙下端圖簽欄空白處加蓋歸檔章。

　　第三十七條　分類和組卷：煤礦安全監(jiān)察檔案按不同類型的機(jī)構(gòu)，分為二種管理方式：

　　1.國(guó)家和省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局

　　文書(shū)檔案以內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)為基本類別，以“件”為基本的管理單位；安全監(jiān)察專門檔案按一礦一檔案卷進(jìn)行管理。其中事故檔案和安全生產(chǎn)許可證檔案可分別按年度結(jié)合形成時(shí)間順序單獨(dú)排列。

　　安全生產(chǎn)許可證在有效期內(nèi)發(fā)生變更辦理變更手續(xù)過(guò)程中形成的文件應(yīng)與申辦案卷合并保管。

　　基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案以“卷”為基本單位，以項(xiàng)目、專業(yè)性質(zhì)、種類為組卷依據(jù)，保持科技文件材料的成套性。這部分檔案一般采用裝訂與不裝訂相結(jié)合的方法：即文字材料部分裝訂，圖紙部分不裝訂。

　　2.區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局

　　文書(shū)檔案按收文、發(fā)文及其它文件三種類別管理，按形成先后順序排列?；窘ㄔO(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案的管理同本條第1款。

　　煤礦安全監(jiān)察專門檔案按一礦一檔管理，可以采用物理分類歸檔或邏輯分類歸檔的方法分類存放，與文字材料內(nèi)容密切相關(guān)的照片、錄音、錄像、光盤等特殊載體形式材料，可與文字材料一并整理存放。事故檔案、礦井基礎(chǔ)檔案整理應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律及內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系，裝訂成卷，執(zhí)法監(jiān)察檔案可以“件”為單位裝訂整理。

　　第三十八條　排列與編號(hào)

　　1.完成組卷工作后，應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等對(duì)“件”或“卷”進(jìn)行順序排列，并按歸檔章要求填寫(xiě)相應(yīng)的項(xiàng)目，以確定件、卷排列順序。

　　2.檔案的編號(hào)采用最低一級(jí)類目下大流水編號(hào)的方法。

　　3.永久、長(zhǎng)期、短期保存的檔案可混合編號(hào)。

　　第三十九條　編目

　　1.檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員應(yīng)將歸檔文件根據(jù)分類方案和件（卷）號(hào)順序，逐份輸入計(jì)算機(jī)，正式打印出歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內(nèi)容包括：件號(hào)（或卷號(hào)）、責(zé)任者、文件編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等。歸檔文件目錄樣式見(jiàn)附件3.

　　2.歸檔文件目錄一式二份，分別由檔案部門和歸檔單位保存。

　　3.歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置單位名稱、年度、類別等項(xiàng)目。歸檔文件目錄封面樣式見(jiàn)附件4.

　　第四十條　裝盒

　　歸檔案卷應(yīng)放入檔案盒內(nèi)保存。檔案人員應(yīng)將歸檔文件按件（卷）號(hào)順序裝入檔案盒，并按要求填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，對(duì)該盒各件、卷的歸檔情況進(jìn)行說(shuō)明。檔案盒及備考表樣式見(jiàn)附件5、6.

　　第四十一條　整理完畢的檔案，質(zhì)量應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn)：

　　歸檔文件，齊全完整；歸檔材料，符合要求；分類清楚，保持聯(lián)系；卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；保管期限準(zhǔn)確；卷盒書(shū)寫(xiě)，整潔規(guī)范；案卷裝訂，整齊美觀；圖紙折疊，符合要求。

　　第四十二條　案卷的庫(kù)房排列應(yīng)存放有序。一般應(yīng)按分類編號(hào)體例依次排列。個(gè)別檔案也可根據(jù)檔案形成規(guī)律和利用特點(diǎn)，采取靈活的排列方式，但應(yīng)做到有規(guī)可循，井然有序。

　　第七章　移交

　　第四十三條　國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局檔案館為永久保存煤礦安全監(jiān)察檔案的基地和安全監(jiān)察檔案信息中心，負(fù)責(zé)接收省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局移交的煤礦安全監(jiān)察檔案及其他檔案。

　　第四十四條　區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局是臨時(shí)保存本單位檔案的基地。按一礦一檔保存的煤礦安全監(jiān)察專門檔案應(yīng)在該礦關(guān)閉后向省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局移交。其余類型的檔案可根據(jù)保存期限，向省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局提出處置意見(jiàn)。

　　第四十五條　省級(jí)煤礦安全監(jiān)察局負(fù)責(zé)保存本單位形成的全部檔案，并履行以下職責(zé)：

　　1.接收并保管所屬煤礦安全監(jiān)察分局移交的檔案。

　　2.向國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局檔案館移交煤礦安全監(jiān)察專門檔案所形成的數(shù)字檔案。

　　第八章　附則

　　第四十六條　本規(guī)范自2006年1月1日起實(shí)行。

　　第四十七條　本規(guī)范由國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局負(fù)責(zé)解釋。