各省、自治區(qū)、直轄市分公司，計(jì)劃單列市分公司，沈陽(yáng)市人壽分公司，濟(jì)南、杭州市分公司，四川、大連、長(zhǎng)沙、廈門(mén)壽險(xiǎn)公司：

　　根據(jù)國(guó)務(wù)院和中國(guó)人民銀行批準(zhǔn)的我公司機(jī)構(gòu)體制改革方案的要求，全系統(tǒng)機(jī)構(gòu)體制改革工作將于上半年完成。為了避免在機(jī)構(gòu)分設(shè)期間文件、檔案、資料的散失，保證檔案資料的完整、安全，防止失、泄密事件的發(fā)生，維護(hù)人保公司歷史發(fā)展真實(shí)面貌，現(xiàn)就人保公司在機(jī)構(gòu)體制改革期間文件、檔案、資料的管理工作通知如下：

　　一、立即進(jìn)行清理、將分散在各處（室）、科里的文件檔案資料校規(guī)定歸檔。

　　（一）各級(jí)公司要安排人員對(duì)1995年以前形成的各種門(mén)類(lèi)與載體的文件資料進(jìn)行一次徹底的清理，要按收、發(fā)文登記簿逐一核對(duì)收齊，連同收、發(fā)文登記簿及其他有關(guān)文件資料一同整理，并按保發(fā)〔1994〕85號(hào)文件中關(guān)于歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷整理，然后移交各級(jí)公司綜合檔案室。

　?。ǘ┳龊脴I(yè)務(wù)檔案的整理工作。各級(jí)公司要組織有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)1995年以前的保單、賠案及各類(lèi)登記簿進(jìn)行徹底的清理。按85號(hào)文件的規(guī)定將列入歸檔范圍的業(yè)務(wù)檔案全部進(jìn)行整理立卷移交到公司綜合檔案室?，F(xiàn)行的未決賠案、未到期保單也應(yīng)清齊，按業(yè)務(wù)劃分歸類(lèi)，待機(jī)構(gòu)分設(shè)后，分別歸財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)公司、壽險(xiǎn)公司。

　　二、根據(jù)檔案管理工作關(guān)于“要維護(hù)檔案的完整，在數(shù)量上保證檔案齊全，不能殘缺短少，在質(zhì)量上維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡，不能割裂分散”的原則，在機(jī)構(gòu)正式分設(shè)前形成并收集入庫(kù)的檔案（包括各種門(mén)類(lèi)的檔案實(shí)體、檢索工具以及現(xiàn)有檔案設(shè)備）均作為一個(gè)整體不得分開(kāi)，在機(jī)構(gòu)分設(shè)后由財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)管理。同時(shí)，為了充分發(fā)揮檔案參考、憑證作用，財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)公司應(yīng)積極與壽險(xiǎn)公司共同做好檔案利用工作。

　　三、在機(jī)構(gòu)體制改革期間，要暫停各類(lèi)檔案的銷(xiāo)毀工作，各級(jí)公司組織人員清理各類(lèi)檔案時(shí)，對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案應(yīng)造冊(cè)封存。待新機(jī)構(gòu)運(yùn)作后再由財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)公司會(huì)同壽險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀工作。

　　四、在機(jī)構(gòu)分設(shè)期間各級(jí)公司要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的保密借閱制度。當(dāng)前，原則上要求各類(lèi)檔案只準(zhǔn)在檔案室閱覽，不準(zhǔn)調(diào)閱出庫(kù)。機(jī)構(gòu)分設(shè)期間一律禁止將檔案借調(diào)給外單位使用。同時(shí)，對(duì)以往的檔案借閱情況進(jìn)行一次檢查，對(duì)尚未歸還的要督促做好清退工作。

　　五、在分設(shè)工作基本結(jié)束，各級(jí)產(chǎn)、壽險(xiǎn)公司正式對(duì)外掛牌營(yíng)業(yè)后，原人保公司檔案全宗即告終止。各級(jí)產(chǎn)、壽險(xiǎn)公司應(yīng)分別組建新的綜合檔案室，并建立新的全宗。各級(jí)綜合檔案室檔案員工作有變動(dòng)的，離崗前要嚴(yán)格辦理好交接手續(xù)。

　　特此通知