第一章　總則

　第一條　為加強機關(guān)文書檔案管理工作，更好地為機關(guān)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結(jié)合我署實際情況，制定本規(guī)定。

　第二條　本規(guī)定所稱的“文書檔案”是指本機關(guān)在行政管理活動中形成的、具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。

　第三條　文書檔案工作是機關(guān)工作的重要組成部分，是維護機關(guān)行政管理活動真實面貌的一項重要工作。建立與管理文書檔案，是機關(guān)檔案部門及各單位的一項重要職責。

　第四條　審計署文書檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下開展工作，并隨時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　　　　　　　　　第二章　體制、機構(gòu)和主要職責

　第五條　文書檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。

　第六條　審計署辦公廳是本機關(guān)檔案業(yè)務(wù)主管部門。署機關(guān)各單位的檔案工作分別由辦公室（綜合處）負責，根據(jù)工作需要，須配備專職或兼職的文秘人員。

　第七條　機關(guān)檔案部門對文書檔案的管理職責如下：
　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國家檔案工作法律、法規(guī)、建立健全機關(guān)文書檔案工作規(guī)章、制度。
　?。ǘ┘薪y(tǒng)一管理機關(guān)文書檔案，隨時提供利用，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及各項工作服務(wù)，為黨和國家積累檔案史料。
　?。ㄈ┙M織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查機關(guān)各單位行政文書的立卷歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
　?。ㄋ模┻M行檔案業(yè)務(wù)培訓與經(jīng)驗交流。
　?。ㄎ澹┺k理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
　?。┌匆?guī)定向中央檔案館移交應(yīng)進館的檔案，做好庫存檔案的保管、鑒定、銷毀工作。

　第八條　機關(guān)各單位文秘人員的主要職責是：
　?。ㄒ唬┦占?、整理、保管本單位在日常工作中形成的文件材料，為年度立卷做準備。
　?。ǘ┺k理本單位文件材料的登記、借閱與轉(zhuǎn)遞。
　　（三）做好借閱文件的催還及需立卷事項材料缺件的索要工作。
　　（四）做好文件材料的分類、組合、排列、編目等整理工作。
　　（五）做好文件材料的　安全、保密、保護工作。

　　　　　　　　　　第三章　文書檔案的收集與立卷

　第九條　上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)針對我署下發(fā)的、有關(guān)平行機關(guān)抄送的及署機關(guān)各單位在執(zhí)行行政管理職能中形成的文件、電報及其它有關(guān)材料均屬文書檔案收集范圍。主要文類有：
　　一、上級機關(guān)及平行機關(guān)發(fā)送的文件。
　?。保邪l(fā)、中辦、廳字、中委、國人等注有發(fā)文號的文件，中辦通報等資料，由辦公廳值班室負責收集，移交檔案處。
　?。玻畤l(fā)、國辦、國務(wù)院令等注有發(fā)文號的文件，國閱、國函、國辦參閱等資料，由辦公廳辦公室負責收集，移交檔案處。
　?。常?lián)合發(fā)文。
　　（１）有關(guān)部委與審計署的聯(lián)合發(fā)文，由辦公廳秘書處負責向檔案處分發(fā)。
　?。ǎ玻徲嬍鹋c有關(guān)部委的聯(lián)合發(fā)文，由文件承辦單位負責收集、立卷。
　?。矗嘘P(guān)部委文件由署內(nèi)各歸口單位負責收集、立卷。
　　二、審計署文件、電報。
　　１．黨組發(fā)文：按國檔局規(guī)定，機關(guān)各單位應(yīng)將原稿與印件交辦公廳值班室，由值班室負責收集、立卷。
　?。玻鸢l(fā)文、署發(fā)電：由文件承辦單位負責收集、立卷。
　　３．廳發(fā)文：由文件承辦單位負責收集、立卷。
　?。矗渌斜４鎯r值的、具備指導(dǎo)、依據(jù)、取證、查考、借鑒作用的文件材料，均由承辦單位收集、立卷，其歸檔范圍見《行政管理文件材料立卷歸檔辦法》。
　　５．審計署出版的各種年鑒、匯編等資料類書籍由辦公廳檔案處負責收集。
　?。叮愿鲉挝幻x印發(fā)的未注有發(fā)文號的文件及下屬對口單位報送的備案性材料自行保存。
　　７．為方便檔案利用和減少磨損，有些重要文件如：上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)文、平行部門的聯(lián)合發(fā)文、署發(fā)文、廳發(fā)文等，需實行雙套制，除機關(guān)承辦單位負責收集立卷外，辦公廳秘書處還應(yīng)視情況向檔案處分發(fā)１－２份。

　第十條　機關(guān)檔案部門接收的檔案，應(yīng)符合以下基本要求：
　?。ㄒ唬?yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；
　　（二）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；
　?。ㄈw檔的文件材料，保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　第十一條　機關(guān)各單位應(yīng)在每年６月底前將上一年度的文件收集齊全，按規(guī)定立卷，向檔案部門移交。

　第十二條　檔案部門案卷接收人要對案卷的質(zhì)量進行復(fù)查，對不符合質(zhì)量標準的案卷，應(yīng)責成立卷人做補正工作。

　第十三條　接收案卷需辦理嚴格的交接手續(xù)，移交人與接收人要按“檔案移交清冊”清點案卷，確認無誤后，方可履行簽字手續(xù)。

　第十四條　機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦理完檔案移交手續(xù)后離開崗位。

　　　　　　　　　　　 第四章　文書檔案的管理

　第十五條　機關(guān)各單位應(yīng)按照國家機關(guān)公文處理辦法準確、完整地形成本單位在公務(wù)活動中積累的各類檔案材料。

　第十六條　機關(guān)各級工作人員應(yīng)按有關(guān)規(guī)定定期向本單位文秘人員移交在公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的材料，不得以任何理由據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　第十七條　機關(guān)檔案機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、銷毀、安全、保密等項管理制度，實施制度化、規(guī)范化管理，并做好防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蟲、防鼠等項工作。

　第十八條　加強對保密檔案的管理，保密檔案密級的變更和解密，依照保密法律、法規(guī)和規(guī)章等有關(guān)規(guī)定辦理。

　第十九條　文書檔案的卷皮、案卷目錄、卷內(nèi)目錄式樣規(guī)格按照國家檔案局的要求，實行統(tǒng)一的制作標準。

　第二十條　文書檔案的鑒定與銷毀需依照以下原則：
　?。ㄒ唬臋C關(guān)各單位收集來的材料必須經(jīng)過認真鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整、齊全，文字清楚，問題明確，手續(xù)完備。
　　（二）機關(guān)檔案部門應(yīng)依照國家檔案行政管理部門制定的原則、標準、程序、方法確定檔案的保管期限及保存價值，不得擅自處理、銷毀檔案。
　?。ㄈC關(guān)檔案部門處理超過保管期限的文書案卷，需造冊登記，經(jīng)有關(guān)人員組成的鑒定小組的審查，報機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，確定存毀，對銷毀件要實行監(jiān)銷。

　第二十一條　因工作需要查閱或借用文書檔案，需遵守下列規(guī)定：
　　（一）查閱者應(yīng)填寫檔案“調(diào)卷單”，按規(guī)定辦理查閱借用手續(xù)。
　?。ǘn案管理人員要根據(jù)工作需要和有關(guān)規(guī)定確定是否提供閱、借。
　?。ㄈ┎殚喺弑仨殗栏褡袷乇Ｃ苤贫群烷啓n規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，更不能泄漏或向外公布保密內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育乃至紀律處分。
　?。ㄋ模┙栌?、查閱文書檔案的單位或個人不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容，確因工作需要必須從檔案中取證的，應(yīng)請示檔案主管部門同意，才能復(fù)制。
　?。ㄎ澹┪臅鴻n案一般不予借出，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)有關(guān)負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，未經(jīng)許可，不得私自轉(zhuǎn)借他人。逾期歸還者，需注明原因。
　?。C關(guān)檔案部門保管的檔案，主要供本機關(guān)和上級主管機關(guān)使用，對外提供利用需經(jīng)上級主管機關(guān)批準。

　第二十二條　文書檔案的利用：
　　（一）檔案管理機構(gòu)的工作人員應(yīng)熟悉庫存檔案的大致內(nèi)容，主動了解機關(guān)各項工作對檔案的利用情況，隨時做好提供利用的準備。
　?。ǘC關(guān)檔案部門必須編制“案卷目錄”，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。著錄標準按國家標準《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
　?。ㄈC關(guān)檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應(yīng)根據(jù)需要附一張“檔案利用效果登記表”，利用工作結(jié)束后，由利用者如實填寫，以備存查。
　?。ㄋ模┓e極開展檔案史料的編研工作，為編纂《審計工作文件選編》積累材料。

　第二十三條　檔案統(tǒng)計
　　機關(guān)管理部門應(yīng)對本機關(guān)文書檔案的立卷、歸檔、利用、人員變化等情況進行統(tǒng)計調(diào)查與統(tǒng)計分析，準確編制檔案工作情況統(tǒng)計表，并按規(guī)定及時上報有關(guān)部門。

　　　　　　　　　　　　 第五章　獎勵與處罰

　第二十四條　對機關(guān)檔案管理工作成績顯著或在檔案科學研究方面做出重要貢獻的單位和個人給予表彰和獎勵。

　第二十五條　對機關(guān)由于檔案管理不當造成丟失、損壞檔案材料者，視情節(jié)輕重，給予不同程度的行政處分。

　　　　　　　　　　　　　　第六章　附則

　第二十六條　本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題由審計署辦公廳負責解釋。

　第二十七條　本規(guī)定自印發(fā)之日試行。

附件２
　　　　　　　 審計署機關(guān)行政管理文件材料立卷歸檔暫行辦法

　　　　　　　　　　　　　　第一章　總則

　第一條　為搞好審計署機關(guān)行政管理文件材料的立卷歸檔工作，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學管理水平，根據(jù)國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和國家檔案局關(guān)于《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求制定本辦法。

　第二條　本辦法所稱的“行政管理文件材料”，是指審計署在履行行政管理職能，辦理行政事務(wù)過程中所形成的文件材料。

　第三條　全署每年辦完的行政管理文件材料，由主辦單位于第二年上半年將文件的定稿、正件和有關(guān)材料整理立卷。

　第四條　需立卷的行政管理文件材料，應(yīng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類整理立卷，以便管理和查找利用。

　第五條　行政管理文件材料立卷的要求是齊全、完整和精煉。
　　一、齊全，指本單位應(yīng)立卷歸檔的文件材料全部立卷歸檔；每份文件的定稿、正件和重要修改稿齊備完整。
　　二、完整，指以問題為中心，將有關(guān)文件材料收齊，使其內(nèi)容連貫，事情來龍去脈清楚，文件載體整齊，不殘缺。
　　三、精煉，指對文件材料能分清主次，主要的立卷，次要的按保存價值的大小取舍。判定標準為：一是劃清審計文件與行政管理文件的界限。審計職能的文件立審計卷，管理職能的文件立文書卷；二是劃清本機關(guān)產(chǎn)生的文件與非本機關(guān)產(chǎn)生的文件的界限。本機關(guān)產(chǎn)生的文件立卷；非本機關(guān)產(chǎn)生的、與本機關(guān)職能活動無關(guān)的文件不立卷；三是對本機關(guān)產(chǎn)生的文件，要劃清主管與非主管的界限。本單位主管的立卷，非本單位主管的交主管單位立卷；四是劃清同組卷問題有關(guān)與無關(guān)的界限。與組卷問題有關(guān)的立卷，無關(guān)的不立卷；五是劃清注有重要內(nèi)容的修改稿與一般修改稿的界限。前者立卷，后者不立卷。

　　　　　　　　　　　　第二章　材料收集范圍

　第六條　行政管理文件材料收集范圍如下：
　　一、黨中央、國務(wù)院和黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于審計工作的指示、決定、規(guī)定、講話、題詞等。
　　二、審計署及署領(lǐng)導(dǎo)向黨中央、國務(wù)院的報告、請示、信件及上級的批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）等；
　　三、審計署黨組文件和黨組會議記錄；
　　四、審計署和署辦公廳制發(fā)的關(guān)于全國審計工作的法規(guī)性文件、決定、規(guī)定、通知及代國務(wù)院草擬的文件的報送稿；
　　五、審計署與有關(guān)單位聯(lián)合下發(fā)的指示、規(guī)定、通知和向國務(wù)院的請示、報告及上級的批復(fù)；
　　六、全國審計工作會議、省市區(qū)審計廳局長座談會、審計特派員會議和重要的全國性專業(yè)工作會議文件、會議記錄、錄音（像）磁帶、照片等。
　　七、審計署組織或反映與審計工作有關(guān)的重要活動的資料、音像、證書、有紀念意義和憑證性的實物等；
　　八、全國性審計工作的長遠規(guī)劃、年度計劃、任務(wù)、總結(jié)、統(tǒng)計報表、資料和考核材料、情況通報、經(jīng)驗材料等；
　　九、審計署綜合成果、專題成果方案、總結(jié)、報告及通過鑒定的材料；
　　十、各特派員辦事處、駐國務(wù)院部門審計局和各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市審計廳（局）報送的年度統(tǒng)計報表、重要情況請示、報告及署機關(guān)的批復(fù)、批件，對審計項目檢查的通知、結(jié)論；
　　十一、本署人員出國考察和邀請外國審計代表團訪華的有關(guān)文件材料；
　　十二、本署人員參加上級和有關(guān)部門召集的會議后帶回的與本署工作有關(guān)的文件材料；
　　十三、審計署向地方審計機關(guān)和有關(guān)部門征求意見的重要文稿及地方和部門的反饋意見；
　　十四、上級機關(guān)和有關(guān)部門向我署征求意見的重要材料；
　　十五、署務(wù)會議、署辦公會議、審計長會議記錄、紀要、值班簡報，審計要情、審計情況通報；
　　十六、審計署編印的各種簡報、通訊等；
　　十七、署機關(guān)黨委、紀委、團委和工會的年度工作計劃、總結(jié)、簡報、統(tǒng)計報表，黨委決定、黨委會會議決定、向上級的報告、請示及上級的批復(fù)，黨員組織關(guān)系介紹信及存根；
　　十八、署機關(guān)所屬事業(yè)單位、派出機構(gòu)的建立、撤并、工作職責及印信啟用等文件材料；
　　十九、審計署關(guān)于干部調(diào)動、錄用、定職、考核、任免、晉升、晉級、工資變動、評定職稱、聘任、培訓、獎懲、離休、退休、退職、死亡、撫恤及干部統(tǒng)計報表等文件材料；
　　二十、署機關(guān)單位，各派出機構(gòu)，各事業(yè)單位寫給署領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告及領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批件；
　　二十一、署機關(guān)的財務(wù)預(yù)決算報表，對派出機構(gòu)、所屬事業(yè)單位和地方審計機關(guān)的財務(wù)文件、資料及有關(guān)固定資產(chǎn)報表等；
　　二十二、審計署基建協(xié)議、圖紙、工資資料等；
　　二十三、重要的群眾來信來訪舉報及其有關(guān)材料；
　　二十四、審計署大事記、組織沿革、值班簡報、重要電話記錄等；
　　二十五、其它有保存價值的文件材料。

　第七條　不歸檔文件材料的范圍是：
　　一、上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；
　　二、上級或其他機關(guān)抄送的供參考的文件材料；
　　三、未經(jīng)會議討論或領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件、電報的草稿，一般性文件的歷次修改稿和印刷過程中的各次校對稿；
　　四、反映一般性建議和意見的人民來信來訪材料；
　　五、機關(guān)內(nèi)部互相抄送和不應(yīng)行文的文件、介紹信等；
　　六、本機關(guān)負責人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；
　　七、參加非主管機關(guān)召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；
　　八、非隸屬機關(guān)抄送的不需辦理的文件材料；
　　九、下級機關(guān)報送或抄報的未被批復(fù)的報告，未被采用的簡報、情況反映及不需備案的文件材料等；
　　十、越級抄送的一般的文件材料。

　第八條　屬收集范圍文件的定稿應(yīng)有《公文處理程序》中規(guī)定的審批人簽字和機關(guān)印章，重要文件應(yīng)有有關(guān)單位的意見和法定會議討論情況的材料。

　第九條　為使立卷工作能及時、順利地進行，立卷人員平時要做好文件材料的收集和整理工作，隨時將應(yīng)立卷歸檔的文件材料收集起來，分類存放，以便屆時立卷。

　　　　　　　　　　　　　第三章　立卷規(guī)則

　第十條　行政公文材料的立卷實行“誰承辦誰立卷”的原則。

　第十一條　需立卷歸檔的文件材料，按年度和問題立卷。組卷時以問題為中心，使卷內(nèi)文件聯(lián)系密切、問題單一、事由與結(jié)果清楚，年代與保管期限同一。
　　一、重要的或形成文件材料較多的事項，按問題立卷，一事一卷或一事數(shù)卷。
　　二、一般問題的文件材料按年度和類別組卷。
　　三、一事多卷的可按文件的主次或內(nèi)容分別組卷。
　　四、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當將每份文件的正件與附年、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；同一事由的文件應(yīng)合一立卷。
　　五、不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷?？缒甓任募M卷應(yīng)遵循以下原則：
　　（一）一般文件，年末形成下一年發(fā)出的，在形成年度立卷。
　　（二）請示與批復(fù)，在復(fù)文年度立卷，沒有復(fù)文的在請示年度立卷。
　　（三）年度計劃、總結(jié)、報表等，在針對年度立卷；總結(jié)與計劃寫在一起的，視文件內(nèi)容的主次而定。重點是總結(jié)性的，在總結(jié)針對的年度立卷；重點是計劃性的，在計劃針對的年度立卷；長遠規(guī)劃，在針對的第一年度立卷；規(guī)劃總結(jié)，在針對的最后年度立卷。
　?。ㄋ模┛缒甓鹊奈募?，在辦完的年度立卷。
　?。ㄎ澹h文件，在會議開幕年度立卷。
　?。?a href='http://www.shkps.cn/susong/66.html' target='_blank' data-horse>非訴訟案件，在結(jié)案年度立卷。
　?。ㄆ撸┺D(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件，按轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)機關(guān)發(fā)文時間確定。
　　（八）其它文件，根據(jù)具體情況確定組卷辦法。

　第十二條　卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
　　一、一般文件按形成時間的先后順序排列，重要文件可按文件的重要程度結(jié)合時間順序排列。
　?。ㄒ唬┤珖詴h文件，領(lǐng)導(dǎo)講話、會議通過的決議、決定、紀要等重要文件在前，會議通知、名單、日程、典型材料、參閱材料、小組記錄等在后。
　?。ǘI(yè)性會議文件，領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的專業(yè)性文件在前，會議通知等材料在后。
　?。ㄈ┏鰢疾?、參加國際會議、接待來訪的材料，考察報告、情況報告或情況簡報在前，其它材料按時間順序排列在后。