1　總則

　　1．1　為了加強(qiáng)醫(yī)藥衛(wèi)生財(cái)會(huì)檔案（以下簡(jiǎn)稱財(cái)會(huì)檔案）工作業(yè)務(wù)建設(shè)，統(tǒng)一財(cái)會(huì)檔案工作制度，不斷提高財(cái)會(huì)檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合財(cái)會(huì)檔案工作情況制定本辦法。

　　1．2　財(cái)會(huì)檔案是指醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)在經(jīng)濟(jì)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成具有利用價(jià)值作為歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)磁記錄等材料。

　　1．3　醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)形成的財(cái)會(huì)檔案是記錄和反映財(cái)務(wù)管理收支狀況及結(jié)果、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)等方面的重要史料和憑證，是醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)檔案全宗的重要組成部分。各單位必須加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全財(cái)會(huì)檔案的立卷、歸檔、保管、利用、銷(xiāo)毀等制度，做好財(cái)會(huì)檔案的管理。

　　1．4　各醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)的財(cái)會(huì)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，充分考慮財(cái)會(huì)檔案的類(lèi)型、特點(diǎn)，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。

　　1．5　財(cái)會(huì)檔案工作應(yīng)納入財(cái)務(wù)工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財(cái)會(huì)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財(cái)會(huì)檔案工作。檔案部門(mén)要與財(cái)會(huì)部門(mén)共同作好財(cái)會(huì)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查。

　　2　財(cái)會(huì)檔案的立卷與歸檔

　　2．1　財(cái)會(huì)檔案的歸檔范圍

　　2．1．1　財(cái)會(huì)檔案歸檔的主要范圍是財(cái)會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的不同類(lèi)型的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。

　　2．1．2　財(cái)會(huì)檔案歸檔的重點(diǎn)，包括財(cái)務(wù)綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及工資清冊(cè)等方面內(nèi)容，具體范圍見(jiàn)附表一、二。

　　2．1．3　財(cái)會(huì)工作中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，以及各種會(huì)計(jì)制度文件等的整理按文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。

　　2．1．4　醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)的財(cái)會(huì)人員，在承辦具體業(yè)務(wù)時(shí)，要注意做好平時(shí)會(huì)計(jì)文件的收集、積累及整理工作，要注意會(huì)計(jì)文件材料的準(zhǔn)確性完整性和系統(tǒng)性

　　2．2　財(cái)會(huì)檔案立卷的分工及原則

　　2．2.1　醫(yī)藥衛(wèi)生財(cái)務(wù)及在專(zhuān)業(yè)銀行開(kāi)立帳戶以及辦有經(jīng)濟(jì)實(shí)體的單位，均為一個(gè)財(cái)會(huì)檔案立卷單位，分工負(fù)責(zé)歸口的會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔工作。

　　2．2．2　立卷單位或立卷人在立卷時(shí)要遵循會(huì)計(jì)核算材料形成規(guī)律及特點(diǎn)，注意保持其有機(jī)聯(lián)系，使立好的案卷便于保管和利用。

　　2．2．3　根據(jù)各類(lèi)會(huì)計(jì)材料形成的不同年代、時(shí)間順序、內(nèi)容價(jià)值，聯(lián)系檔案材料的數(shù)量、保管期限等分別整理組卷。不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能混在一起組卷裝訂。

　　2．3　財(cái)會(huì)檔案立卷方法

　　2．3．1　會(huì)計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表的立卷會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)人員應(yīng)將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或匯總表，按月份、按照記帳分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行整理，折疊整齊、裝訂成冊(cè)，加具封面，寫(xiě)明單位名稱、記賬憑證種類(lèi)、年度、月份和起訖編號(hào)。

　　較大的單位，收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證可分別編號(hào)、分別裝訂。

　　對(duì)一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或保存價(jià)值明顯不同的原始憑證（如涉及外事、職工工資名冊(cè)、退職退休及房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓和處理歷史遺留問(wèn)題等有參考價(jià)值的原始憑證）應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂保管，但要在有關(guān)科目、憑證編號(hào)處注明抽出憑證的名稱、數(shù)量及另存的編號(hào)、庫(kù)址等。

　　會(huì)計(jì)帳簿　應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了結(jié)帳，決算后按照帳簿種類(lèi)（名稱）整理立卷。其中跨年度使用的固定資產(chǎn)帳等可在帳簿使用完畢年度立卷，長(zhǎng)期貸款項(xiàng)目使用的帳簿，在貸款項(xiàng)目結(jié)清年度或分階段立卷。立卷時(shí)應(yīng)按原裝訂本加以整理立卷，活頁(yè)帳或卡片帳，應(yīng)去掉空白頁(yè)，依次編號(hào)，裝訂成冊(cè)。

　　會(huì)計(jì)報(bào)表　本單位的會(huì)計(jì)報(bào)表和下級(jí)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表一般應(yīng)分開(kāi)立卷，決算應(yīng)單獨(dú)立卷，月、季報(bào)表，可視其多少分開(kāi)或合并立卷，報(bào)表較多者，可以按報(bào)表名稱或報(bào)表所反映事物屬性特點(diǎn)立卷。

　　采用電子計(jì)算機(jī)記帳的單位，機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)記錄視同帳簿，應(yīng)裝訂成冊(cè)，凡未打印成書(shū)面文件的其磁帶、磁、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，不得輕易刪去其內(nèi)容，應(yīng)視同等會(huì)計(jì)種類(lèi)文件加以保存。

　　2．3．2　書(shū)寫(xiě)案卷標(biāo)題

　　2．3．2．1　案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容。

　　2．3．2．2　案卷卷皮及卷內(nèi)目錄一律要用毛筆或鋼筆（籃黑墨水）書(shū)寫(xiě)，禁止使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。字跡要求工整清晰。

　　2．3．3　卷內(nèi)文件材料編目與排列

　　2．3．3．1　永久保存的財(cái)會(huì)檔案應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，每一卷內(nèi)要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每卷內(nèi)頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始，書(shū)寫(xiě)位置在卷內(nèi)文件的右上角。會(huì)計(jì)帳簿本身已經(jīng)編定連續(xù)頁(yè)號(hào)的，可以不再編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)憑證、記帳憑證已編定流水號(hào)的可不再編號(hào)。

　　2．3．3．2　卷內(nèi)備考表記載卷內(nèi)材料的缺少、修復(fù)、補(bǔ)充、移出、損毀等需要說(shuō)明的情況。

　　2．3．3．3　卷內(nèi)文件要去掉金屬物。對(duì)破損的材料要修復(fù)。字跡擴(kuò)散、模糊的應(yīng)予復(fù)制并與原件一并立卷。

　　2．3．4　案卷的裝訂采用三孔一線的裝訂方法裝訂成冊(cè)，卷內(nèi)文件以左對(duì)齊，以下對(duì)齊，在左邊打孔訂線。若訂線處有批注者，須進(jìn)行粘邊紙?zhí)幚怼?/p>

　　2．3．5　對(duì)于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)涉外的原始憑證材料，應(yīng)單獨(dú)立卷、編寫(xiě)目錄，送檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。

　　2．4　財(cái)會(huì)檔案的歸檔

　　2．4．1　財(cái)會(huì)部門(mén)移交的財(cái)會(huì)檔案應(yīng)編制、抄寫(xiě)案卷級(jí)目錄，連同案卷集中向檔案部門(mén)移交，并辦理移交手續(xù)。交接雙方須當(dāng)面驗(yàn)收檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，卷內(nèi)文件排列、編號(hào)、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，凡不符合立卷要求的，檔案部門(mén)有權(quán)拒絕接收，并要求限期調(diào)整后歸檔。

　　2．4．2　財(cái)會(huì)檔案歸檔時(shí)間是：當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)于次年7月之間整理立卷，通知檔案部門(mén)進(jìn)行立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檢查檔案質(zhì)量，并暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管一至三年，期滿后的次年6月底前由財(cái)會(huì)部門(mén)向檔案部門(mén)移交。

　　2．4．3　財(cái)會(huì)檔案歸檔要求是：檔案部門(mén)接收保管財(cái)會(huì)檔案時(shí)，原則上應(yīng)保持原裝，個(gè)別需要拆封重新裝訂整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案部門(mén)對(duì)違反財(cái)會(huì)檔案管理制度的行為有權(quán)進(jìn)行檢查、糾正。

　　3　財(cái)會(huì)檔案的管理

　　3．1　財(cái)會(huì)檔案的分類(lèi)與排列

　　3．1．1　財(cái)會(huì)檔案要按（中國(guó)檔案分類(lèi)法《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案分類(lèi)表》）進(jìn)行分類(lèi)（信息分類(lèi)）標(biāo)引，給出檢索分類(lèi)號(hào)。

　　3．1．2　各立檔單位在統(tǒng)一、規(guī)范前提下，從實(shí)際出發(fā)，選擇、制定適用、科學(xué)的分類(lèi)（實(shí)體）、排列方法。

　　3．1．3　財(cái)會(huì)檔案的檔號(hào)應(yīng)在每卷（盒）檔案背脊上填寫(xiě)檔號(hào)，也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)箋。

　　3．1．4　登錄財(cái)會(huì)檔案目錄應(yīng)按檔號(hào)先后順序，以案卷為對(duì)象填寫(xiě)。

　　3．1．5　案卷入庫(kù)時(shí)，應(yīng)全面檢查檔案、目錄是否相符，按順序排號(hào)上架。

　　3．2　財(cái)會(huì)檔案的保管

　　3．2．1　庫(kù)房保管條件和其它技術(shù)要求，已成立檔案館的單位應(yīng)按照《檔案館工作通則》第十二條及相應(yīng)有關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。其它單位也應(yīng)參照以上要求執(zhí)行。

　　3．3　財(cái)會(huì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　3．3．1　財(cái)會(huì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀及有關(guān)程序、手續(xù)按《檔案法》第十五條和財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十、十一、十二條結(jié)合會(huì)計(jì)檔案保管期限表執(zhí)行。

　　3．3．2　根據(jù)財(cái)會(huì)檔案的歷史價(jià)值、利用價(jià)值、財(cái)會(huì)檔案的保管期限分為永久、定期二種。

　　3．3．3　鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的（院、校、所）負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。

　　3．3．4　經(jīng)鑒定對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的財(cái)會(huì)檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后雙方在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字、蓋章后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　3．3．5　鑒定銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，雙方應(yīng)寫(xiě)出鑒定總結(jié)，內(nèi)容包括：鑒定銷(xiāo)毀小組成員名單、時(shí)間、工作簡(jiǎn)況（含鑒定銷(xiāo)毀年代、范圍、銷(xiāo)毀的數(shù)量等），銷(xiāo)毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整等情況。銷(xiāo)毀清冊(cè)一式三份，一份送主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后歸檔，一份送上級(jí)部門(mén)備案，一份留財(cái)會(huì)部門(mén)存查。

　　4　財(cái)會(huì)檔案的利用

　　4．1　醫(yī)藥衛(wèi)生檔案部門(mén)要積極提供醫(yī)藥衛(wèi)生財(cái)會(huì)檔案信息，為衛(wèi)生改革和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

　　4．2　檔案部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)幫助利用者查找、利用檔案，解答有關(guān)問(wèn)題。

　　4．3　檔案部門(mén)負(fù)責(zé)編制各種形式參考資料和目錄，積極為利用者提供服務(wù)。

　　4．4　建立健全利用檔案效益登記制度，登記利用檔案后取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，以促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

　　4．5　本辦法由衛(wèi)生部辦公廳負(fù)責(zé)解釋。本辦法自公布之日起施行。