第一章　總則

　　第二章　基本術(shù)語

　　第三章　立卷

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第五章　歸檔

　　第六章　整理

　　第七章　移交

　　第八章　附則

　　各煤礦安全監(jiān)察局、煤礦安全監(jiān)察辦事處：

　　現(xiàn)將《煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　二00一年七月二日

　　煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范

　　第一章　總則

　　第一條　為加強煤礦安全監(jiān)察檔案管理，統(tǒng)一煤礦安全監(jiān)察檔案整理方法，實現(xiàn)煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)范化、標準化和科學化，根據(jù)《煤礦安全監(jiān)察條例》、《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》的有 關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

　　第二條　煤礦安全監(jiān)察檔案是煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)履行監(jiān)察職責和行政執(zhí)法工作中直接形成并處理完畢的、具有保存價值的各種文件資料的總稱。包括文字、圖表、音像材料。

　　第三條　本規(guī)范適用于國家和省級煤礦安全監(jiān)察局及煤礦安全監(jiān)察辦事處。

　　第二章　基本術(shù)語

　　第四條　歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成并且辦理完畢的， 作為檔案保存的各種文件材料的總稱。

　　第五條　件 由一份或數(shù)份同一主題內(nèi)容文件組合而成的檔案管理 單位，一般以備份完整文件為一件。文件正本與底稿為一件，正文與附件為 一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等 一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。

　　第六條　卷 由相互聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案管理 單位。

　　第七條　組卷 將歸檔文件材料按“件”或“卷”整理的過程稱之為組卷。

　　第三章　立卷

　　第八條　煤礦安全監(jiān)察檔案實行文書處理部門和業(yè)務(wù)部門共同立卷 制度。檔案部門或檔案管理人員負責對業(yè)務(wù)部門的立卷工作進行業(yè)務(wù)指 導(dǎo)。其中國家煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各司（室）、中心的綜合部 門負責；各省級煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各業(yè)務(wù)處室負責；煤礦 安全監(jiān)察辦事處的立卷歸檔工作由各業(yè)務(wù)科室或有關(guān)安全監(jiān)察人員負責。

　　第九條　國家和省級煤礦安全監(jiān)察局的檔案管理部門及煤礦安全監(jiān)察辦事處的綜合部門負責集中保存本單位全部檔案。立卷歸檔工作包括以 下內(nèi)容：

　　1.將辦理完畢的文件材料，按歸檔要求收集齊全準確。文書檔案以備份完整文件為一個整理單位，組成“件”；科技檔案以一個成套的項目為一 個整理單位，組成“卷”；煤礦安全監(jiān)察檔案以一個煤礦為一個整理單位，組成一礦一檔案卷。

　　2．對文件歸檔過程中和歸檔文件材料本身應(yīng)說明的情況做出說明。

　　3．編制移交目錄。移交目錄格式可參考歸檔文件目錄格式自行編制。

　　第十條　立卷歸檔工作中特殊問題的處理

　　1.跨部門形成的文件材料，立卷歸檔工作由主辦部門負責。會議文件材料，由會議承辦部門歸檔（兩個以上部門承辦的會議，由主辦部門歸檔。 其它部門不歸檔）。

　　2.本機關(guān)形成的文件材料。一般將文件正本和發(fā)文底稿歸檔；有領(lǐng)導(dǎo)人批示或有重要修改意見的文件草稿，與正本一并歸檔。外單位來文，將文 件閱辦處理單與文件一并歸檔。

　　第十一條　歸檔文件材料的排列

　　1.一般批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后：案件材料中結(jié)論性材料在 前，依據(jù)材料在后。

　　2.帶有附圖或附表的文件材料排列順序為：文件材料在前，附圖、附表在后。若附圖小而少時，可與文字材料組合在一起；若附圖比較多時，文字 材料單獨組卷，所附圖可根據(jù)情況組成若干個保管單位。帶有印刷物的文件材料，可視印刷物的情況，與文件材料合并組卷或單獨組卷。

　　3.其他文件材料按重要程度或形成時間先后排列。

　　4．件、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序遂張編寫流水號。編號應(yīng)使用打號機或鋼筆工整書寫。文書檔案編號在每頁文件的正面右上角和反面的左上 角，科技檔案編號在每頁文件的右下角和反面的左下角。編碼上或下端于右邊或左邊各留2厘米距離，雙面或筒子頁正反面均應(yīng)編寫頁碼，頁碼用 阿拉伯數(shù)字編寫。

　　5．件、卷內(nèi)文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊時，每一冊編一個號，不再逐頁編號。

　　6．文件處理單應(yīng)單獨編號。

　　第十二條　歸檔時間：煤礦安全監(jiān)察檔案采用隨時歸檔辦法，即各歸檔部門應(yīng)隨時將已辦理完畢的文件材料，按歸檔要求交檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員歸檔。

　　第十三條　歸檔手續(xù)：文件材料歸檔時，交接雙方當面清點。接收人應(yīng)在歸檔移交目錄上簽字，移交目錄由歸檔人編制。

　　第十四條　對不應(yīng)歸檔的文件材料，檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員應(yīng)將其返還給文書立卷人員，并在歸檔移交目錄上簽字注明。

　　第十五條　己歸檔的圖紙、文件材料，如有廢止或更改等情況，承辦部門必須及時通知檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員，并將新圖紙等有關(guān)材料及時 歸檔。

　　第十六條　各部門負責立卷歸檔人員應(yīng)對正在辦理過程中的文件材料建立有效的跟蹤措施，以確保文件材料的齊全完整。

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第十七條　歸檔的文件材料必須辦理完畢，齊全完整，具有保存價值。

　　第十八條　本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件。一般情況下，復(fù)印的文件，不作為檔案保管（復(fù)印件作為正文附件的除外）。若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔，并加以說明。

　　第十九條　檔案載體為磁盤等磁性物質(zhì)時，必須同時附有紙質(zhì)打印件。

　　第二十條　凡是在本單位刊物登載發(fā)布，不另行文的文件定稿，應(yīng)由文件主辦部門將定稿和刊物一并歸檔。

　　第二十一條　文件材料裝訂線或文件（含計算機打印材料）左側(cè)二厘米之內(nèi)，不得書寫任何文字。

　　第二十二條　歸檔的文件不得帶有金屬裝訂物。

　　第二十三條　已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪易變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　第二十四條　對文件材料進行必要的技術(shù)處理時，應(yīng)最大限度地保持其原貌。

　　第二十五條　整理歸檔文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　第二十六條　歸檔文件材料中含有圖紙時，應(yīng)將圖紙向圖的正面，以手風琴方式折疊成寬21厘米，長29.7厘米，或以與所用的盒、袋相適應(yīng)為準。藍圖的標題欄應(yīng)在右下角露出。

　　第五章　歸檔

　　第二十七條　應(yīng)歸檔的文件材料必須定期向檔案部門移交。各類檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理。嚴禁不歸檔。

　　第二十八條　文件材料的保管期限分為永久、定期二種。

　　第二十九條　凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究及科學研究等工作有長遠利用價值的文件材料，定為永久保管。

　　第三十條　凡是反映本單位一般活動，在一定時期內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，定為定期保管。定期保管期限分為50年、30 年、15年、5年四個檔次。 煤礦安全監(jiān)察檔案材料歸檔范圍及保管期限詳見附件1.

　　第三十一條　屬固定資產(chǎn)范圍的基本建設(shè)項目和購置大型技術(shù)裝備的圖紙及其文字材料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定先歸檔，后借用。

　　第三十二條　一般基本建設(shè)項目及設(shè)備文件材料實際保管期限不得短于實物的實際使用年限。煤礦安全監(jiān)察檔案的實際保存期限應(yīng)考慮相應(yīng) 的法律有效期限。

　　第三十三條　文件材料保管期限的起始時間：文書檔案以案卷的所屬年度計算，科技檔案從歸檔以后的次年一月一日起計算。

　　第六章　整理

　　第三十四條　煤礦安全監(jiān)察檔案的整理就是將歸檔文件材料以件或卷為單位，進行裝訂（或不裝訂）、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化 的過程。整理工作由檔案管理部門或?qū)＜媛殭n案人員負責。

　　第三十五條　整理工作要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

　　1.裝訂整理方法：裝訂即對己編排完畢的文件材料進行固定。裝訂方法可根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展采用適合本單位情況的做法。裝訂的“卷”或 “件”，其歸檔文件材料首頁上端的空白位置應(yīng)加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi) 容。歸檔章樣式見附件2. 以“件”為單位裝訂的檔案，不再要卷皮。以“卷”為單位裝訂的檔案，采 用軟卷皮。軟卷皮樣式見附件3.

　　2．不裝訂的整理方法：檔案采用不裝訂方法時，應(yīng)對“卷”或“件”內(nèi)的每一頁文件材料加蓋歸檔章，然后每“件”檔案置于檔案袋內(nèi)。檔案袋樣式 見附件4.

　　3．煤礦安全監(jiān)察辦事處檔案整理方法：一礦一檔案卷采用不裝訂方式。

　　第三十六條　分類和組卷：煤礦安全監(jiān)察檔案按不同類型的機構(gòu)，分為二種管理方式：

　　1.國家和省級煤礦安全監(jiān)察局

　　以內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)為基本類別，另外增設(shè)基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、特殊載體檔案等類別。以組織機構(gòu)為類別整理的檔案，“件”是基 本的管理單位。可采用裝訂或不裝訂二種整理方法。 基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案以“卷”為基本單位，以項目、專業(yè)性質(zhì)、種類為組卷依據(jù)，保持科技文件材料的成套性。這部分檔案一般采用裝訂 與不裝訂相結(jié)合的方法：即文字材料部分裝訂，圖紙部分不裝訂。

　　2.煤礦安全監(jiān)察辦事處

　　管理和事務(wù)類文件按收文和發(fā)文兩種類別管理，按先后順序組卷。基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案的管理同本條第l款。對煤礦安全監(jiān)察文件材料、事故調(diào)查處理材料、礦井基礎(chǔ)性材料實行一礦一檔的管理方式，采取不裝訂的整理方法。即以礦為單位，將這三部分文件材料依時間或重要程度的順序，分別置于盒內(nèi)。一般情況下，一個礦的安全檔案應(yīng)有三個保管單位，即礦井基礎(chǔ)性材料、安全監(jiān)察材料、事故調(diào)查處理材料。某一類文件材料多時，可增加保管單位。檔案材料少的礦井，也可將這三類檔案裝入一個盒內(nèi)。如這三類檔案中含有錄音、錄像等需特殊保存的材料，可將錄音、錄像檔案單獨存放，同時在盒內(nèi)的備考表中注明。

　　第三十七條　在煤礦安全監(jiān)察類檔案整理過程中，應(yīng)注意文件材料的動態(tài)管理及歸檔工作。事故調(diào)查處理類檔案可按事故等級和處理權(quán)限，增加相應(yīng)的保管單位。

　　第三十八條　排列與編號

　　1.完成組卷工作后，應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等對“件”或“卷”進行順序排列，并按封皮要求填寫相應(yīng)的項目，以確定件、卷的排列順序。

　　2．檔案的編號方法采用按年度分類別的編號方法。煤礦安全監(jiān)察檔案（煤礦安全監(jiān)察辦事處管理的一礦一檔案卷）采用大流水編號法。

　　3．永久與定期保存的檔案混合編號。

　　第三十九條　編目

　　1.檔案部門或?qū)＜媛殭n案人員應(yīng)將歸檔文件根據(jù)分類方案和室編件號順序，逐份輸入計算機，正式打印出歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內(nèi)容包 括：件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。歸檔文件目錄樣式見附件5.

　　2.歸檔文件目錄一式二份，分別由檔案部門和歸檔單位保存。

　　3．歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、機構(gòu)（問題）等項目。歸檔文件目錄封面樣式見附件6.

　　第四十條　裝盒 歸檔案卷無論裝訂與否，均應(yīng)放入檔案盒內(nèi)保存。檔案人員應(yīng)將歸檔文件按室編件（卷）號，順序裝入檔案盒，并按要求填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，對該盒各件、卷的歸檔情況進行說明。檔案盒及備考表樣式見附件7、8.

　　第四十一條　整理完畢的檔案，質(zhì)量應(yīng)符合下列標準： 歸檔文件，齊全完整；歸檔材料，符合要求；分類清楚，保持聯(lián)系；卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；保管期限準確；卷盒書寫，整潔規(guī)范；案卷裝訂，整齊美觀； 圖紙折疊，符合要求。

　　第四十二條　案卷的庫房排列應(yīng)存放有序。一般應(yīng)按分類編號體例依次排列。個別檔案也可根據(jù)檔案形成規(guī)律和利用特點，采取靈活的排列方式，但應(yīng)做到有規(guī)可循，井然有序。

　　第七章　移交

　　第四十三條　國家煤炭工業(yè)檔案館為永久保存煤礦安全監(jiān)察檔案的基地，負責接收省級煤礦安全監(jiān)察局移交的煤礦安全監(jiān)察檔案及其他檔案。

　　第四十四條　煤礦安全監(jiān)察辦事處是臨時保存本單位檔案的基地。所保存的煤礦安全監(jiān)察檔案應(yīng)在該礦停產(chǎn)、關(guān)閉后向省級煤礦安全監(jiān)察局移交。其余類型的檔案可根據(jù)保存期限，向省級煤礦安全監(jiān)察局提出處置意見。 煤礦關(guān)閉后又恢復(fù)生產(chǎn)時，該套檔案再移交相應(yīng)的煤礦安全監(jiān)察辦事處。

　　第四十五條　省級煤礦安全監(jiān)察局負責保存本單位形成的全部檔案，并履行以下職責：

　　1.接收并保管煤礦安全監(jiān)察辦事處移交的檔案。

　　2．每5年，向國家煤炭工業(yè)檔案館移交所接收的煤礦安全監(jiān)察辦事處的檔案。每15年，向國家煤炭工業(yè)檔案館移交保存期限在50年（含）以上檔案的光盤掃描件及其他保存期限檔案的文件級目錄。

　　第八章　附則

　　第四十六條　本規(guī)范自印發(fā)之日起實行。