在定義報表時，必須做好以下幾點工作：首先，要有空表的格式，即表的表頭是什么，列有多少，列名是什么，行有多少，表的末尾是什么。我們可以在屏幕上畫一張空白表格，然后把它保存在一個文件中。我們稱這個文件為報告格式文件。二是了解本表每一列的數(shù)據(jù)如何來源于兩個方面：一是從該科目中獲取一個科目或年初的余額或金額，我們稱之為“取數(shù)公式”；二是從上一個報表或其他報表或本表中計算出的數(shù)據(jù)，如加法，減法、乘法和除法，我們稱之為“計算公式”。

將兩個公式存儲在兩個文件中，一個稱為“數(shù)據(jù)檢索公式文件”，另一個稱為“計算公式文件”。最后，需要描述每列的水平檢查和垂直檢查之間的交叉檢查關(guān)系，并將其存儲在一個文件中，稱為“檢查公式文件”。因此，創(chuàng)建報表必須有四個文件：報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式。因為這些文件描述報表，所以統(tǒng)稱為“描述文件”。一份報告需要四個文件來描述它。如果要生成多個報告，則需要許多描述文件。那么，用哪四個文件來描述同一個文件呢？為了建立這些描述文件與實際打印報表之間的聯(lián)系，我們需要建立一個表單信息文件，即讓操作員告訴計算機(jī)要打印哪個報表和使用哪個描述文件。這就需要建立一個管理文件，我們稱之為“表單管理文件”。

這樣定義報表時，需要創(chuàng)建五個文件：報表格式、取數(shù)公式、計算公式、校驗公式、表管理。

[在定義會計報表時，還應(yīng)注意以下兩個問題]：

首先，為了便于數(shù)據(jù)檢索，在設(shè)置會計科目時應(yīng)設(shè)置更詳細(xì)的科目。例如，資產(chǎn)負(fù)債表中的“貨幣資金”項目是根據(jù)“現(xiàn)金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”項目的期末余額合計填寫的。例如，現(xiàn)金流量表中的“固定資產(chǎn)折舊”項目反映了企業(yè)一年內(nèi)的累計折舊。根據(jù)“累計折舊”項目貸方金額中包含在成本中的折舊額分析填寫。如果是手工核算，在編制報表時可以將賬簿中的“累計折舊”科目進(jìn)行逐頁翻轉(zhuǎn)。通過查看匯總內(nèi)容，可以將本年購置的舊機(jī)械設(shè)備和其他固定資產(chǎn)的折舊結(jié)轉(zhuǎn)額剔除，填入現(xiàn)金流量表。但使用電腦時，情況不同，很難根據(jù)匯總設(shè)置公式；從“累計折舊”的貸方金額來看，對于哪些折舊計入當(dāng)年成本，哪些折舊通過增加設(shè)備轉(zhuǎn)入，很難做出邏輯判斷。這樣就需要增加三個輔助科目：“計入成本折舊”、“營業(yè)外折舊”和“其他折舊結(jié)轉(zhuǎn)”。編制現(xiàn)金流量表時，“固定資產(chǎn)折舊”欄可按“計入成本的折舊”的編號填寫。其次，要認(rèn)真描述公式。除主要的+、-、×、△和=運算符號外，還有（大于）、≠（不等于）、≥（大于等于）、≤（小于等于）邏輯運算符。這個定義應(yīng)該沒有錯誤。同時，注意數(shù)據(jù)檢索的借貸。例如，在資產(chǎn)負(fù)債表中，“總資產(chǎn)”的年初等于“負(fù)債和所有者權(quán)益”的年初；“總資產(chǎn)”的年初等于“負(fù)債和所有者權(quán)益”的年初；“總資產(chǎn)”的期末應(yīng)等于“負(fù)債和所有者權(quán)益”的期末。以上是小編為您整理的相關(guān)知識。相信通過以上的知識你已經(jīng)有了一個大致的了解。如果您仍然遇到任何更復(fù)雜的法律問題，歡迎您登錄律師網(wǎng)律師在線咨詢。你知道嗎